年賀状は、デジタル化の浸透と反比例するように減少傾向です。しかし、ビジネスでは、新年の挨拶として欠かせない礼儀であり、販売促進ツールの役目も担っています。今回は、年賀状の宛名書きの基本的なマナーから、ビジネス年賀状の書き方、宛名書きのバランスのとり方まで解説します。ビジネス年賀状を出す際の参考にしてください。
目次
年賀状の宛名の基本的マナー
年賀状の宛名書きには、基本的なマナーがあり、宛名面は年賀状の印象を大きく左右します。マナーを守ろうとする心は、宛名面を通して受け取った相手に伝わります。年賀状の宛名を正しく書くことは、ビジネス年賀状で最低限のマナーといえるでしょう。
年賀状の基本的なマナーは、以下のとおりです。
【年賀状の基本的マナー】
- 全体のバランスを整える
- 丁寧に綺麗な文字で書く
- 住所、会社名などを間違えない
- 氏名の間違いには特に注意する
- 旧字体が含まれているケースがあることに留意
- 個人や企業などの敬称を間違えない
- 宛名は印字しても問題はない
特に注意しなければならないのが氏名です。氏名の間違いは宛先人に注意が向いていないことを表すため大変失礼にあたります。
年賀状はマナーとして宛名を縦書きにする
日本語の文化は、縦書きが一般的です。新聞や小説など、ほとんどが縦書きで書かれています。年賀状を含めた手紙類も縦書きがマナーです。年賀状や郵便はがきそのものが縦書き用に作られているため、横書きで書くと受け取った相手は違和感を覚えるでしょう。ビジネス年賀状も、縦書きで書くことが望ましいといえます。
年賀状の宛名の書き方とバランスをとるコツ「個人の顧客編」
年賀状の宛名面の書き方やバランスを取るにはコツがあります。ここでは、個人の顧客に差し出す年賀状について解説します。
住所の書き方とバランスをとるコツ
まずは、住所の書き方とバランスをとるコツです。丁寧で綺麗な文字で書くようにしましょう。住所を書き出す位置は、郵便番号の枠下に1文字以上あけた場所です。番地や部屋番号などには西洋数字ではなく漢数字を使用します。
ビルやマンションなどの建物名がある場合は2行目に書き、書き出し位置は1行目よりも1文字分下げた位置です。都道府県名や建物名は、たとえ相手が親しい間柄であっても、省略せずに全て記入しましょう。
宛名が1名の場合の書き方とバランスをとるコツ
宛名が1名の場合と複数の場合では、書き方とバランスをとるコツが異なります。まずは、宛名が1名の場合の書き方とバランスの取り方です。氏名の書き出し位置は、郵便番号の左から2つ目の数字を目安にします。その下に1文字分あけて、住所よりも大きめの文字ではっきりと記入しましょう。姓と名の間も2文字開けるのがポイントです。
敬称は「様」を用いるのが一般的であり、氏名の最後の文字から1文字分開けて書き入れます。前述しましたが、氏名は最も重要であり、間違いは許されません。常用外の漢字や旧字などの間違いには特に注意しましょう。
宛名が連名の場合の書き方とバランスをとるコツ
宛名が連名の場合の書き方は、1名の場合とは異なります。氏名の書き出し位置は、1名の場合より少し右側です。同姓の場合は、2人目以降の「姓」を省略して「名」のみを記載します。ただし、敬称は省略せず、全員につけることを忘れないようにしましょう。
家族全員宛てなどで人数が多かったり、家族全員の氏名が分からなかったりする場合もあります。このようなケースでは、世帯主のみの氏名を書いて、その横に「御一同様」と書いても失礼にはあたりません。
二世帯に送る場合の注意事項
送り先が同じ住所の二世帯であり、どちらにも年賀状を送りたい場合は、連名ではなくそれぞれの世帯に分けて年賀状を出しましょう。ただし、二世帯が親子である場合は、連名で送ったとしても失礼にはあたりません。二世帯の相手それぞれから年賀状が届いた場合は、翌年から世帯別に分けて年賀状を送ることが礼儀です。
ビジネス年賀状であれば、顧客が年賀状を保管し管理することを考慮して、初めから二世帯を別々に分けて年賀状を出すことをおすすめします。別々に年賀状が届いた翌年から、世帯を分けて出すようでは、大切な顧客への新年の挨拶が、疎かになっていると受け取られるかもしれません。
年賀状の宛名の書き方とバランスをとるコツ「取引先編」
取引先向け年賀状の宛名面の書き方、バランスのとり方にもコツがあります。ここでは、3つの書き方とバランスを取るコツを解説します。
取引先の住所の書き方とバランスをとるコツ
取引先への年賀状は、ビジネスマナーを守って丁寧に記入することが大切です。住所の書き方やバランスの取り方のコツは、個人の顧客と基本的には変わりません。異なる部分は次のようになります。
【取引先の住所の書き方とバランスをとるコツ】
- 自社の所在都道府県と異なる場合は都道府県名を省略しない
- 縦書きを用い、漢数字を使う
- 建物名がある場合は住所よりも少し下げたところから書き出す
- 建物名は住所よりも一回り小さい文字で書く
会社名・所属部署の書き方とバランスをとるコツ
取引先の会社名を記載する場合は、住所よりも少し下げたところが書き出し位置です。部署名は、会社名よりも少し下げたところが書き出し位置ですが、会社名と同じ高さであっても失礼ではありません。全体のバランスが良い方を選びましょう。
名前と敬称の書き方とバランスをとるコツ
取引先内の個人に宛てて年賀状を書く場合は、個人の氏名を書くことになります。氏名や敬称の書き方は、個人の顧客への書き方と異なります。会社名や部署名、個人名の記入が必要であり、敬称やバランスをとるコツも違うため、それぞれの書き方を知ることが重要です。
【氏名と敬称の書き方とバランスをとるコツ】
- 株式会社や有限会社などは省略せずに書く
- 会社名は氏名の右横に書く（書き方・バランスは前項と同じ）
- 会社名の敬称である「御中」は書かない
- 役職などの書き出し位置は縦中央で郵便番号から1文字分空けたところ
- 役職などは氏名よりも一回り小さな文字で書く
- 役職などには敬称はつけない
- 氏名は年賀状の中央で役職名の下に大きめの文字で書く
- 敬称は「様」を使用
差出人の書き方とバランスをとるコツ
年賀状の宛名面には、左隅に差出人の情報を書き込む欄があります。枠幅に応じて小さな文字で書くのがバランスをとるコツです。本来は、宛名面に記載する差出人の情報ですが、近年は裏面に記入するケースが増えています。
取引先名や連名などで宛名の情報が多い場合に、差出人の情報まで宛名面に記入するとバランスが取れないケースも少なくありません。差出人の情報は、宛名面か裏面かを決めないことが大事です。裏面に記入しても礼儀に反する訳では無いため、バランスを重視して臨機応変に対応しましょう。
ビジネス年賀状におすすめのフォント
ビジネスの年賀状では印字するケースが多いため、フォントを選ぶことは丁寧で綺麗に書くことと同じです。自社のイメージにも影響があるため、慎重に選ばなければなりません。ここでは、おすすめのフォントを4つ紹介します。
ヒラギノ行書体
ヒラギノ行書体は、ビジネス年賀状の定番フォントです。多くの企業が利用するフォントであり、文字の崩れが少ない行書体であるため、ビジネス年賀状に採用されています。イメージが行書体に適している企業向けです。
HG教科書体
HG教科書体は、教科書で使われているような模範的なフォントです。義務教育で、多くの人が目にしてきたフォントであるため馴染まれています。教科書が苦手だった人には好まれないフォントでもあるため、好みがはっきり分かれるのが特徴です。ビジネスの場では真面目で几帳面なイメージを与えます。
筑紫B丸ゴシックレギュラー
筑紫B丸ゴシックレギュラーは、丁寧に書いた手書きを感じさせるフォントです。個人の顧客や取引先であっても、受取人に不快な思いをさせることはないでしょう。バランスが取れているため、綺麗な字を書く人が書いたのではというイメージを与える場合もあります。特徴があるフォントであるため、宛先を絞って利用する手段もあります。
DF平成明朝体
DF平成明朝体は、年賀状で使われる一般的な書体です。個人からビジネスまで幅広く使われているため、フォントで迷えば、無難にDF平成明朝体を使えば良いでしょう。はっきりした文字で少し太めなイメージが特徴です。
専門業者に年賀状印刷を頼めば安心
年賀状の宛名書きや印刷するための入力に、時間や労力を割けない企業も少なくありません。無理に時間や労力を割いて年賀状を作成したとしても、顧客の氏名や会社名を間違えてしまっては、取り返しがつかないことになる恐れもあります。
専門業者に宛名印刷を依頼すれば、宛名リストだけで完璧な年賀状作成が可能です。宛名リストがなくても、問題なく年賀状を仕上げる専門業者もあります。住所録と印刷物だけで、住所録のデータ化から、宛名印刷後の郵便局持ち込みまで全てを代行してくれます。
まとめ
ビジネスの年賀状には、基本的なマナーがあり、 マナーを守れていなければ顧客を失う可能性もあります。 宛名面は、個人の顧客と取引先では書き方が異なるため、留意しましょう。最も注意しなければならないのが、氏名や会社名です。もし、間違えば取引ができなくなったり、クレームになったりする可能性があります。
年賀状は新年の最初の挨拶であるため、氏名や会社名の間違いを許してくれないケースも少なくありません。社内で年賀状の作成が難しいのであれば、無理をせず専門業者に依頼しましょう。「宛名.サポート」であれば、宛名リストがなくても、宛名の印字から発送代行までをすべて任せられます。
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