同窓会を開く際には、案内状の作成・送付が必要です。同窓会の幹事担当のなかには、案内状の作成についてわからない人も多いのではないでしょうか。この記事では、同窓会の案内状について解説します。作成する際のポイントや注意点、案内状の文例についても解説するため、参考にしてください。
目次
同窓会の案内状とは
同窓会の案内状とは、同窓会の開催を知らせる書面のことです。主催者や開催日時、会場の場所などを知らせる他に、同窓生の出欠を確認します。往復葉書を利用して、開催案内と出欠をとるケースが多いといえます。
同窓会の案内状で押さえるべきポイント
同窓会の案内状を作成する際には、いくつかポイントがあります。出欠の確認をするには、往復葉書を利用するか、返信葉書を同封しましょう。往復葉書を利用すると、往信部分が同窓会の案内状として相手の手元に残るため便利です。
同窓会の案内状には、「いつ・どこで・何を」行うかを簡潔明記しましょう。また、返信期限を明記すると、返信率の向上や会場や、料理などを調節しやすくなります。
同窓会の案内状を作成する手順
同窓会の案内状をスムーズに作成するには、おすすめの手順があります。以下で解説します。
同窓生の情報をリスト化する
同窓会の案内状を作成する前に、まずは同窓会名簿をもとに、案内状用のリストを作成します。引っ越して住所が不明な同窓生は、母校へ問い合わせたり、SNSを活用したりして情報を集めます。案内状を発送するリストの他に、亡くなった同窓生のリストも作成してください。誤って同窓会の案内を送らないために必要です。
葉書や封書のどちらか選ぶ
同窓会の案内状の形式を選びましょう。案内状には、葉書や往復葉書、封書などの形式があります。往復葉書は、出欠も確認できるため便利ですが、個人情報が丸見えのため保護シールを用意すると安心です。封書にカードを封入する形式では、カードタイプや2つ折りタイプを選びましょう。
記載情報をまとめる
同窓会の出席率を高めるには、同窓会の情報をわかりやすく案内状に記載することが大切です。案内状には、以下のように情報を記載しましょう。
- 学校名
- 卒業年度や第◯期生
- 挨拶文
- 案内文
- 同窓会の日時・場所・会費・支払い方法など詳細
- 代表幹事名（差出人）と連絡先
- 幹事一同の名前
- お招きする先生の名前(作成時に明確な場合)
- 出欠の返信期限と返信方法（いつまでに、誰宛てに・どの方法で返信をするか)
デザインを決める
案内状のデザインは、文章のみのものからイラストや画像が入ったものまで、さまざまです。幹事のなかには一から考えて、完全オリジナルの案内状を作成する人もいますが、テンプレートを活用するのもおすすめします。テンプレートを活用すると、情報を調節するだけで案内状が作成できるので便利です。
先生の案内状は別に対応する
先生宛の案内状は、同窓生宛よりも書き方やマナーに心がけて、別途作成しましょう。退職される先生のお祝いを同窓会のなかで行う際には、対象の先生を招待するケースもあります。招待する先生への案内状は、開催情報のみを記載してください。
同窓会の案内状で注意すべき点
同窓生の案内状を作成する際には、注意点もあります。以下で4つの注意点について解説します。
メールやSNSによる同窓会の案内
親しい仲間内だけの小規模な同窓会では、案内をメールやSNSで連絡しても良いでしょう。しかし、大規模の同窓会ではおすすめできません。大規模の同窓会では、往復葉書や封書で案内すると印象も良く、出欠も正しく集計できます。メールやSNSを利用する場合は、送り間違いや確認漏れなどに注意しましょう。
案内状を封筒に入れる際のマナー
同窓会の案内状を封筒に入れる際には、マナーに注意してください。マナーがわからない場合は手紙を送る際のマナーを参考にしましょう。以下で、代表的なマナーを紹介します。
- 郵送では、封筒の宛名面に案内状の表がくるように封入する。
- 手渡しでは、封筒の裏側に案内状の表がくるように封入する。
- 郵送は糊付け後にシールを貼り、手渡しでは何もつけないかシールのみにする。
- 切手を貼る場所は、宛名が横書きの場合は右上、縦書きの場合は左上になる。
ドレスコードや子ども連れ参加について記載
同窓会の会場により、服装で悩む同窓生は多くいます。また、同窓生のなかには、子どもの預け先がなく、子連れなら参加できる場合もあります。開催する会場により相応しい服装基準や子どもの受け入れの可否は異なりますが、確認した上でドレスコードや子連れ参加の有無について、案内状に記載すると親切です。
案内状を発送する時期と出欠の締め切り時期
同窓会の出欠の確認は、開催日の1か月前に集めるようにしましょう。そのためには、案内状を同窓会の2～3か月前に発送すると安心です。出席人数により、当初予定していた会場や料理の量を変更する可能性があるためです。同窓生の中には、出欠の返信を忘れてしまう人もいるため、余裕を持って早めに行動することをおすすめします。
【同窓会の案内状の文例】同窓生宛
同窓会の案内状は、相手によって文面が異なります。以下で、同窓生宛ての文例を3つ紹介します。
基本的な案内状の文例
同窓会の開催について、簡潔に述べた基本的な文例です。
拝啓 〇〇の候 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
さて このたび〇〇高等学校第〇期生の同窓会を開催する運びとなりました
お忙しいとは存じますが ご参加を心よりお待ちしております
敬具
日時：〇月〇日(〇曜日) 〇時～（◯◯分前までにはお集まりください）
会場：〇〇〇ホテル 〇階 〇〇の間
東京都港区◯◯1-2 電話番号 03-1111-2222
ドレスコード：平服
会費：10,000円
幹事：〇〇／△△／□□
幹事連絡先：000－0000－0000(〇〇)
※準備の都合上〇月〇日までに返信用葉書にて出欠をお知らせください
親しみのある案内状の文例
親しみが感じられる挨拶文から始まる、同窓会の案内状の文例です。
〇〇大学〇〇期生の皆様 いかがお過ごしでしょうか
今年は 私たち〇〇期生が卒業して10周年になります
そこで 5年ぶりに同窓会を開催することとなりました
久しぶりに懐かしい一時を過ごしたいと思います
〇〇教授にもご出席いただけるようご案内していますので
皆様の多数ご参加 楽しみにしています
日時：〇月〇日(〇曜日) 〇時～（受付開始◯時より）
会場：レストラン〇〇
東京都中央区◯◯1-1 電話番号 03-2222-1111
ドレスコード：カジュアル
子ども同伴：有
会費：7,000円
幹事：〇〇／△△
幹事連絡先：000－0000－0000(△△)
※お手数ですが〇月〇日（〇）までに出欠をお知らせください
礼儀的な案内状の文例
礼儀的で丁寧な言葉遣いで記された案内状の文例です。
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか
さて 早いもので〇〇小学校を卒業し、今年で〇〇年が経とうとしています
この度 同窓会を開くこととなりましたのでお知らせいたします
ご多忙とは存じますが 何卒ご参加くださいますようお願い申し上げます
敬具
日時：〇月〇日(〇曜日) 〇時より
会場：東京ホテル
東京都千代田区◯◯10-1 電話番号 03-2222-3333
服装：スマートカジュアル
会費：8,000円（当日受付で承ります）
幹事：〇〇／〇△／△△
幹事連絡先：000－0000－0000(〇△)
※託児スペース有
※準備の都合上 〇月〇日（〇）迄に出欠をご返信いただきますよう宜しくお願いいたします。
【同窓会の案内状の文例】先生・恩師宛
先生や恩師へ同窓会の案内状を出す場合には、同窓生とは別の文面にしましょう。以下で、2つの文例を紹介します。
基本的な案内状の文例
同窓会の開催について簡潔に述べて、会費を頂戴する案内状の文例です。
拝啓 〇〇の候、先生方におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
さて この度同窓会を開催する運びとなりました
ご多忙とは存じますが 先生方を囲んで思い出話に花を咲かせることを 今から楽しみにしております
先生のご臨席を心よりお待ちしております
敬具
日時：〇月〇日(〇曜日) 〇時～（◯時より受付開始）
会場：〇〇〇ホテル 〇階 〇〇の間
東京都港区◯◯1-1 電話番号 03-1111-2222
ドレスコード：平服
会費：8,000円
幹事：△△／□□／〇〇
幹事連絡先：000－0000－0000(□□)
※お手数ですが、〇月〇日までに幹事まで出欠のお返事をいただけると幸いです
先生の退職祝いや招待の場合の文例
先生や恩師を招待する際の案内状の文例です。
拝啓 〇〇の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
先日は 日程をご調節いただきまして 誠にありがとうございます
つきましては 〇〇大学〇年度卒業生同窓会を下記の日程にて、開催する運びとなりました
本来ならば 直接伺うべきところ 書面にて失礼させていただきます
卒業生一同 先生にお会いできますことを楽しみにお待ち申し上げております
敬具
日時：〇月〇日(〇曜日) 〇時～（◯時より受付開始）
会場：〇〇〇レストラン
東京都品川区◯◯1-1 電話番号 03-1111-3333
ドレスコード：平服
幹事：△△／〇〇
幹事連絡先：000－0000－0000(〇〇)
出欠確認を記載する文例
往復葉書や返信用葉書で出欠を確認する際には、同窓会の出席・欠席の他に、同窓生の氏名や連絡先など、返信してもらいたい項目を過不足なく記載します。回答が負担にならないように、項目数はシンプルにまとめましょう。以下で文例を紹介します。
同窓会に ご出席・ご欠席 します
※どちらかに〇をつけてください
ご欠席の場合でも住所・氏名を記入の上ご返送ください
氏名（旧姓も）：
住所：
電話：
まとめ
同窓会の案内状は、同窓会を開催するために欠かせない書面です。作り慣れている人は少なく、幹事は案内状の作成に苦労することもあるでしょう。しかし、ポイントや手順を抑えるとスムーズに作成できます。また、テンプレートを活用したり、プロに依頼したりするのもおすすめです。
「宛名.サポート」には、封筒デザインから発送代行まで全てお任せのプランや、手書きのラベル作成など、豊富なプランがあります。同窓会の案内状の作成で悩んでいる人には、宛名.サポートの利用がおすすめです。お気軽にお問い合わせください。
最安値保証！日本一安いDM発送代行サービス！翌日発送可！印刷・印字・郵便料金コミコミ！
業界最安級となる48.30円から、宛名印字・仕分け・発送をまるっと依頼することが可能です。
そのため、ご要望を最大限叶えた上で効果の最大化が可能です。
もちろん、全国どこでも対応！
