自宅やオフィスで宛名印刷をする場合、印刷方法に迷う人も多いかもしれません。この記事では、ラベル印刷を手間に感じている人に向けて宛名シールの印刷方法や、WordとExcelを使って自宅で差し込み印刷する際の手順から注意点まで解説します。余ったラベルシールの活用方法についても解説するので、用途にあった方法を見つけて参考にしてください。
目次
ラベルシールとは？
ラベルシールとは、印刷がされていない、カッティングが施されただけのシール用紙です。無地のラベルシールは自宅の印刷機でプリントアウトすれば、宛名シールとしても使えます。ラベルシールの材質には紙とフィルムがあり、フィルムは紙よりも耐水性や耐久性が高い特徴があります。
宛名シールを作るにはどのような方法がある？
宛名シールを作るにはどのような方法があるのか、ここでは３つに分けて解説します。
Excel・Wordで自分で印刷する
ExcelとWordを使って、自宅のプリンターで宛名シールを印刷する方法です。ラベルシールと家庭用のプリンターがあれば、宛名が印刷できる手軽さが魅力の1つです。また、家庭用プリンターはシール以外に普通紙印刷でも使えるので、さまざまな印刷用途に活用することができます。
ラベルプリンターで印刷する
ラベルプリンターとは、ラベル専用のプリント機器を指します。専用のロールを使った連続印刷が可能なため、大量のラベル印刷に向いています。そのため、数枚だけ印刷する個人利用には向かず、企業や事業用に大量印刷で使うのが一般的です。物に名前付けするシールを印刷する際の小型の印刷機として使う人もいます。
宛名プリントサービスを利用する
宛名プリントサービスは、宛名ラベルの印刷を専門業者に委託する方法です。データを入稿すれば、あとは専門業者が印刷まで担ってくれます。大量印刷が可能なだけでなく、専門業者によっては、印刷したシールを貼り付けるところまで発注が可能です。用途に合わせて、専門業者を選択しましょう。
Excel・Wordを使って宛名シールを作成する手順
宛名シールを手軽に作成したいなら、自宅での印刷がおすすめです。ここではExcelとWordを使って、自宅で宛名シールを作成する手順を紹介します。
ラベルシールを用意する
ラベルシールはメーカーによって材質や枚数が異なり、耐水性や体質性にも違いがあります。例えば、コート紙の中でも一般的なユポは、耐水性に優れているため、濡れるシーンが想定される用途で、多く使われます。ラベルシールを用意する際は、目的にあったものを選択しましょう。
Excel・Wordでデータを作成する
Excelを利用し、印刷する宛名シール用の名簿を作成します。1行目には名前や郵便番号、住所などの項目名を入力します。続いて行うWordの差し込み印刷によるラベルシールの印刷方法は、次で詳しく解説します。Excelのバージョンが2007や2010であれば、「ラベル印刷ウィザード」機能を使った名簿印刷が可能です。
Wordで差し込み印刷をする
Excelで宛名データを作成したら、Wordを開き、タブから「差し込み文書」を選択します。続いて「差し込み印刷の開始＜差し込み印刷ウィザード」と進みましょう。差し込み印刷ウィザードをクリックすると、右側にウインドウが出るので、「文書の種類を選択」から「ラベル」を選択し、「次へ：ひな形の選択」をクリックします。
ラベルのレイアウト設定を行う
「ひな形の選択」画面画面中央にある「ラベルオプション」を選択します。続いて、ラベルシールのメーカーと製品番号をクリックし、Word画面にラベルシートのカッティングと同じ点線が表示されたことを確認しましょう。
「次へ：宛名の選択」、「参照」の順にクリックしてExcelで作成した宛名データを選択します。「Sheet1＄」と表示されたら、そのまま「OK」を押します。
ラベルシールへの印刷する
右側メニューの「差し込みフィールドの挿入」を選択し、データを表示させる順番を指定します。この段階では、まだ左上の1マスしか宛名が表示されません。続いて、「複数ラベルに反映」をクリックし、「ラベルのプレビュー表示」を選択します。
すべてのラベルに宛名が表示されたプレビューが表示され、問題がなければ「次へ：差し込み印刷の完了＞印刷」と進み、印刷を行います。
Excel・Wordでラベルシールを印刷する注意点
ExcelとWordを用いたラベルシールの印刷は、手軽な一方で注意点もあります。ここでは注意点を３つ解説します。
大量印刷したいときも1枚ずつ用紙はセットする
ラベルシールは、通常の印刷よりも時間がかかります。インクが乾かないうちに次にセットした用紙に触れると、色移りの原因になります。ラベルシールは、1枚ずつプリンターにセットしましょう。また、無理やり複数枚のラベルシートをセットすると、紙詰まりの原因にもなるのため注意が必要です。
対応するプリンターかどうかを確認する
プリンターが古い場合、シール用紙に対応していない機種であるケースがあります。非対応機種で無理やりラベルシートの印刷をしようとすると、故障する可能性も否定できません。自宅のプリンターがラベルシール印刷に対応しているか確認してから、印刷用紙を使いましょう。
シール面が剝がれかけている用紙は使わない
ラベルシールが使い切れない場合、次の機会に使おうと考えて、自宅保管する人がほとんどです。しかし、シールが一部分だけ残った用紙のなかには、シール面が剥がれかけているものもあります。剥がれかけの用紙を使うと、プリンター内で引っ掛かり、紙詰まりや故障を引き起こすこともあります。
Excel・Wordでラベルシールを印刷するメリットとデメリット
ExcelとWordを使った、ラベルシール印刷のメリットとデメリットをそれぞれ解説します。
Excel・Wordでラベルシールを印刷するメリット
ExcelとWordを使ってラベルシールを印刷すれば、自宅印刷が可能なため、印刷にかかるコストを抑えられます。必要な枚数を自宅で印刷できることは、最大のメリットといえるでしょう。また、プリンターはラベルシールを印刷しないときは、普通紙印刷でも使える汎用性の高さも魅力です。
Excel・Wordでラベルシールを印刷するデメリット
ExcelとWordを使った印刷は、印刷の設定が複雑で、大量印刷には不向きです。紙を1枚ずつプリンターにセットする必要があるため、印刷の位置がズレるリスクが高まります。上手く位置が合わないと、ラベルがずれて用紙が無駄になってしまうかもしれません。一度に用紙を使い切れない場合、無駄なコストが発生することもあります。
使いかけのラベルシートを無駄なく印刷して消費しきるには？
自宅印刷で余ったラベルシールの消費方法に、多くの人が頭を悩ませるかもしれません。ここでは、余ったラベルシールを使い切る方法について解説します。
用紙を上下反転させて印刷する
ラベル印刷は左上から順次印刷をかけていき、右下へと印刷が進んでいきます。印刷が途中で終了したシール用紙は、右下の方の用紙が残った状態だと思います。この用紙の上下を反転させると、再度左上にシールが来る状態となるため、使いかけのラベルシールで再度印刷することができます。
余った用紙を手で貼り直し活用する
余ったシールを手で左上に貼り直し、再び印刷をかけることで、ラベルシールを使い切れる方法もあります。手ではなくピンセットを使うことで、粘着力を極力落とさず貼り直すことが可能です。しかし、シールを貼り直す必要があるため、粘着力が落ちてプリンター内でシール剥がれを起こす可能性があります。
無駄なく使い切る際の注意点
用紙を上下反転させたり、余った用紙を張り直したりしてラベルを使い切る方法は、メーカー側からは推奨されていません。用紙を使い切る方法は、注意をしながら自己責任の範囲で行いましょう。シールが余らないよう、用紙サイズを購入段階から自身のニーズにあったものを選択する視点も大切です。
まとめ
宛名シールは、自宅で自宅でExcelとWordや専用の機器を使ったり、専門業者に依頼したりして印刷する方法があります。自宅で印刷して余ったラベルシールは、用紙を反転させたり貼り直したりして再利用できますが、いずれの方法もメーカーからは推奨されていません。無駄なく印刷を行うためにも、使い道に合わせた用紙サイズや印刷方法を選択しましょう。
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