窓付き封筒は、DMやキャンペーン情報の送付などに使われます。しかし、封筒の窓の部分に宛名の位置を合わせる方法が分からず、困っている人も多いのではないでしょうか。この記事では、窓付き封筒の窓の部分に合わせて宛名を印刷する方法や、窓付き封筒を使うメリット、封筒の種類や選び方の注意点などを解説します。手際よく窓付き封筒を使って発送できるように、参考にしてください。
目次
窓付き封筒とは
窓付き封筒とは、封筒の一部に窓が開けられた封筒です。窓の部分は、フィルムや紙で覆われている場合もあれば、何もない場合もあります。縦向き・横向きや、窓のサイズ・位置・数なども封筒ごとに異なります。
窓付き封筒を購入できる場所
窓付き封筒は、事務用品や文具売り場、オンラインなどで購入可能です。意匠性へのこだわりなどを理由に、窓付き封筒をオーダーメイドする企業も見られます。
窓付き封筒で宛名の位置を合わせて印刷する手法
Wordで作った書類に関し、窓付き封筒の窓の部分に合わせて宛名の位置を印刷する手法を解説します。
ステップ1.折り目の位置・宛名の印刷位置を決める
使用する窓付き封筒に、Wordで作った書類を折りたたんで入れます。窓の部分にくる位置をペンで囲むなどして印を付け、封筒から書類を取り出します。
書類を折りたたむ際は、窓付き封筒内で書類がずれ動かないように注意してください。発送する際に封筒内で書類が動くと、宛名の位置がずれて見えなくなり配送できなくなる恐れがあります。
ステップ2.折り目の位置が印刷されるよう設定する
封筒から取り出した書類には、折り目が付いています。書類のどの位置に折り目があるかを測り、同じ位置で折れるようにWord上で書類に印を付けましょう。
例えば、上辺から10cmと20cmの位置で折って書類を三つ折りにする場合は、Wordの「挿入」から「図形」を選択し、上辺から10cmと20cmの位置に小さく印を付けます。折る位置が分かっていれば作業を効率化でき、出来映えも良くなります。
ステップ3.宛名欄を記入して印刷する
窓付き封筒の窓の位置に合わせてWord上で宛名欄を作ります。「挿入」から「テキストボックス」を選択し、窓の位置に合わせてテキストボックスを配置しましょう。
テキストボックスのサイズを窓のサイズに合わせると、書類を封筒に入れたときに宛名の見切れを防げます。テキストボックスの枠を右クリックして「図形の書式」を選択し、窓と同等のサイズになるように設定しましょう。
窓付き封筒を使用するメリットは？
窓付き封筒を使用すると、セキュリティや作業効率、水への耐久性、デザイン性などに関するメリットが見込めます。
メリット1.個人情報が守られる
書類に宛名が書いてあるため、重要書類の入れ間違いを防げます。一般的な封筒であれば、いったん書類を入れてしまうと、間違いに気が付かないまま発送しかねません。
メリット2.発送作業が効率化する
窓付き封筒を使うと、封筒への宛名シールの貼り付け・手書きによる宛名の記載などの作業を省略できます。作業が減ると、人的ミスや人件費の削減が見込めます。
メリット3.水に強い
フィルムや紙で窓の部分が保護された窓付き封筒を選ぶと、雨や雪などで濡れても宛名や差出人の情報が消えません。一般的な封筒が水に濡れると、表面に書かれた宛名が読みにくくなる恐れがあります。
メリット4.デザインのバリエーションが増える
宛名や差出人の情報の表示はもちろんですが、窓の部分を使って配送物のデザインを工夫することが可能です。例えばDMの場合は、窓からキャンペーン情報やセール情報などを覗かせると、開封率の向上が予想されます。
窓付き封筒が活用されるシーン
窓付き封筒は、DMの発送に適しています。DMは大量発送が前提であり、窓付き封筒を使うと発送作業の効率化が見込めます。さらに、上述したように窓からキャンペーン情報などを見せる以外にも、窓の形にこだわる、ユニークなイラストを見せるなどすると、DMのデザイン性を高められます。
また、自治体や官公庁、株式会社などが発行する個人情報が記載された書類にも窓付き封筒の利用がおすすめです。
【窓の位置や宛名の書き方などに注意】窓付き封筒にかかわるルール
窓付き封筒の窓の位置や、宛名の書き方などに関するルールを解説します。オーダーメイドの窓付き封筒を作る際は、郵便法で定められたルールを守りましょう。
ルール1.宛名の書き方
宛名の書き方についてのルールは以下のとおりです。
- 封筒を動かしたときに、内部の書類に記された宛名が隠れないようにする
- 宛名は窓の長辺に平行となるようにする
- 宛名を記載する書類には、裏の文字などが透けて見えない素材を選ぶ
- 宛名を透視する窓を覆う部分には、不透明度が20%以下の素材を選ぶ
不透明度が20%を上回る素材を窓に使用すると、郵便局の機械が宛名を読み取る際に支障が出る恐れがあります。
ルール2.窓の位置
窓付き封筒には、「宛名用の窓」と「宛名用以外の窓」を作れます。縦向き封筒と横向き封筒では、窓の位置が異なります。
縦向き封筒では、封筒の上端から35mmの範囲、左・右・下端から12mmの範囲には窓を作れません。また、宛名用以外の窓を作る際は、宛名用の窓の下部から30mm以上離します。
横向き封筒では、封筒の上・左・下端から12mmの範囲、右端から35mmの範囲には窓を作れません。また、宛名用以外の窓を作る際は、宛名用の窓の左または右から30mm以上離します。
ルール3.窓の大きさ
縦向き封筒でも横向き封筒でも、宛名用の窓は「各辺60・90・100mmのいずれか×45・55mmのいずれか」の長方形です。長方形は縦長でも横長でも構いません。一方、宛名用以外の窓の大きさは、縦向き封筒と横向き封筒でルールが異なります。
縦向き封筒では、宛名用以外の窓の大きさは規定されていません。
横向き封筒では、宛名用以外の窓が宛名用窓の左側であれば、宛名用以外の窓の大きさは自由です。ただし、宛名用以外の窓を宛名用窓の右側に作るなら、宛名用以外の窓のサイズは「30mm以下×60mm以下の長方形」とします。
窓付き封筒の種類
窓付き封筒にはいくつも種類があります。主な窓付き封筒について、呼び名や窓の部分の特徴、封筒の用途などを解説します。
1.プラ窓封筒
プラ窓封筒には、オープン窓封筒・RO窓封筒・ルック窓封筒・ワックス窓封筒などの呼び名があります。プラ窓封筒の窓は、封筒の一部を加工して半透明にしてあります。
窓枠と封筒の境目に凹凸がないため、プラ窓封筒は書類の封入がスムーズです。DMなど大量に書類を封入する際は、プラ窓封筒を使うと効率化が見込めます。
2.セロ窓封筒
セロ窓封筒は、透明窓封筒・ハイルック窓封筒・窓明封筒とも呼ばれます。セロ窓封筒の窓は透過率が高く、請求書のような重要書類の発送に用いられがちです。
また、セロ窓封筒の窓の多くには再生プラスチックフィルムが利用されています。丸ごと焼却しても有害物質が出にくい点も、セロ窓封筒の特徴です。
3.グラシン窓封筒
エコ窓封筒とも呼ばれるグラシン窓封筒は、窓と封筒の両方に「グラシン」という紙を使っています。全体が紙で構成されているため、窓の部分を切り離さずにそのまま古紙回収に出せます。
グラシンは熱に強く、レーザープリンターの熱でも紙や窓の部分が波打ちにくい傾向です。ただし、グラシンには湿気で劣化しやすい一面があります。グラシン窓封筒を保存する際は、乾燥剤を近くに置いておくと安心です。
4.窓ヌキ封筒
オープン窓封筒とも呼ばれる窓ヌキ封筒は、窓の部分に紙やフィルムがありません。内部の書類が傷付いたり改ざんされたりする恐れがあるため、窓ヌキ封筒は発送には不向きです。手渡しなどに限定し、窓ヌキ封筒を使いましょう。
窓付き封筒を選ぶ際の注意点
レーザープリンターで封筒の表面に印刷する予定があれば、レーザープリンター対応の窓付き封筒を選ぶ必要があります。レーザープリンター対応でなければ、窓の部分がレーザーの熱で劣化する恐れがあるためです。
また、プライバシーが重視される書類を発送する場合は、中身が透けて見えないように、封筒内に加工を施した窓付き封筒をおすすめします。
窓付き封筒で宛名の位置を合わせられないときの対処法
窓枠に合わせて宛名を印刷する作業は、Wordなどのソフトに手慣れていないと難しい場合があります。仮にWordの設定を失敗すると、何枚も無駄な書類を印刷してしまうかもしれません。経費や人件費がかさむだけではなく、作業効率の低下により書類の到着が遅れる可能性もあります。
窓付き封筒で宛名の位置を合わせられないときは、宛名印刷専門業者への依頼も検討しましょう。
まとめ
Wordなどのソフトを使うと、窓付き封筒の窓の位置に合わせて宛名を印刷できます。窓付き封筒をオーダーメイドする場合は、窓の位置や大きさ、窓の透過性などについて郵便法を確認しておきましょう。
窓付き封筒に合わせた宛名の印刷が難しい場合は、宛名.サポートがおすすめです。
宛名.サポートには豊富なプランがあり、封筒デザインから発送代行まですべてお任せのプランも選択いただけます。手書きのラベル作成もお任せください。
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