こんにちは。格安DM発送代行「DM診断」です。
宛名は受け取り手の「名前」「住所」「会社名」などのアイデンティティが掲載される場所なので、失礼のないよう、ルールやマナーには特に注意を払う必要が必要です。
また、受け取り手の感情面だけでなく、書き方を間違えると配送料が高額にケースもあります。
今回は、そんなDMの要でもある「宛名」面についてのルールやマナー、注意点を徹底解説していきます！
DMの宛名面における郵便局のルール
宛名面には、郵便物として正しく配送され、かつ割引制度の適用を受けるために無視できない「基本規格」が存在します。
ここでは、最も一般的に使われる「はがき（通常・圧着）」および「洋封筒（横長）」「和封筒（縦長）」をベースに解説します。
宛名面全体のレイアウト
郵便物の表面には、原則として「宛名」と「差出人」の情報を明確に記載しなければなりません。また、郵便局の自動読み取り機（区分機）がスムーズに認識できるよう、デザインに制限が設けられています。
【文字の方向と配置】
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縦長（和封筒・通常はがき）： 原則として宛名は縦書き。左上に料金支払マークや切手、中央から右にかけて住所・氏名を配置します。
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横長（洋封筒・横型はがき）： 原則として宛名は横書き。右上に料金支払マーク、中央やや下から右にかけて住所・氏名を配置します。
宛名面の背景
自動読み取り機が宛名を認識できるよう、宛名記載エリアの背景は「白または極めて淡い色（パステルカラー等）」でなければなりません。
濃い赤や黒、鮮やかな原色、複雑な背景模様の上に宛名を印刷すると、郵便局から引き受けを拒否されるか、割引が適用されなくなります。
料金別納・後納マークの厳密な規格
切手を貼らずに大量発送するDMで必須となる「料金別納」「料金後納」マーク。これらにも厳密なルールがあります。
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サイズ：
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円形の場合：直径2cm〜3cm
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四角形の場合：縦2cm〜3cm × 横2cm〜3cm
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配置位置：
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縦長で使用する場合：左上（上端から35mm以内、左端から35mm以内）
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横長で使用する場合：右上（上端から35mm以内、右端から35mm以内）
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「広告郵便」等の割引線の表示
広告郵便物の承認を受け、配達猶予（3日または7日）を承諾した場合は、マーク内（中央の文字の下）に以下の本数の横線を引く必要があります。
- 2本線： 配達余裕「3日」の特例を受ける場合
- 3本線： 配達余裕「7日」の特例を受ける場合
線の太さは約0.5mm〜1mm、線の間隔は1mm〜2mm程度と定められています。
カスタマバーコード（郵便区番号用バーコード）の配置ルール
さらなる郵便割引（バーコード割引）を適用する場合、宛名面に「カスタマバーコード」を印刷する必要があります。これも配置に非常にデリケートなルールがあります。
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配置エリア： 宛名文字列の下部、または側面に配置します。
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余白（クリアランス）： バーコードの周囲には、上下2mm以上、左右5mm以上の「完全な空白（文字やデザインがないエリア）」を確保しなければなりません。
バーコードのバーが滲んだり、かすれたりしていると機械が読み取れず、割引が除外されます。インクジェットプリンタで自社印刷する場合は特に注意が必要です。
「郵便はがき」または「POSTCARD」の文字を記載する
はがきサイズやA4サイズのDMを作成するときは、「郵便はがき」または「POSTCARD」の文字を忘れずに印字しましょう。
印字する箇所は、宛名面の上部分または左側の中央部分です。このような印字が必要なのは、基本的にはがきDMは私製はがきとして扱われるからです。
印字を省くと第二種郵便物のはがきではなく、第一種郵便物の一般的な手紙として扱われることとなり、発送にかかるコストが高くなるため、注意が必要です。
関連：宛先と宛名の正しい使い方|様・御中・各位など封筒やメールでの使用例も解説
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DMの宛名面で注意すべき点
ここでは、DMを送るときに理解しておくべき宛名のポイントについて解説します。
宛名を書く範囲を守る
はがきでは宛名を書く範囲が決まっているため、気をつけなければなりません。
たとえば縦長のはがきサイズであれば、宛名は料金後納や料金別納のマークから下の、4.5cm以上に記載する必要があります。
縦長のA4サイズなら、宛名として使用するスペースは上辺から6cm以上確保することになっています。
郵便番号の枠の色のルールを守る
はがきに記す郵便番号の枠の色は、朱色または金赤色と定められています。
郵便番号記入枠およびハイフンの色は、朱色又は金赤色とします。
ただし、黒又は青系統のインクを混入しないものに限ります。
また、色の濃さは、PCS換算で0.4（30％スクリーン印刷相当）以上とします。
印刷する際は、黒や青色系のインクが混入しないよう配慮が必要です。郵便番号は機械で自動的に読み取っているため、インクの色に問題があると、誤った内容として読み取られるおそれがあります。
正しい敬称の使い分け
敬称の誤りは、ビジネスにおいて致命的な失礼にあたります。以下の原則を徹底してください。
BtoC（個人宛）の場合
基本は「〇〇 様」です。
お子様向けのDM（学習塾、玩具など）の場合は、年齢に応じて「〇〇 くん」「〇〇 ちゃん」を使い分けることで親近感を持たせることができますが、小学生高学年以降は「様」に統一するのが無難です。
BtoB（法人・ビジネス宛）の場合
ビジネス宛のDMでは、組織のどの階層に向けて送るかによって敬称が変わります。
| 送付対象 | 正しい表記例 | NGな表記例（よくある間違い） |
| 会社全体宛 | 〇〇株式会社 御中 | 〇〇株式会社 様 |
| 特定の部署宛 | 〇〇株式会社 営業部 御中 | 〇〇株式会社 営業部 様 |
| 特定の個人宛 | 〇〇株式会社 営業部 部長 〇〇 〇〇 様 | 〇〇株式会社 営業部 〇〇部長 様 |
| 役職者個人宛 | 〇〇株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇 様 | 〇〇株式会社 〇〇社長 様 |
「〇〇株式会社 御中 〇〇 〇〇 様」という表記は二重敬称となり、正しい日本語ではありません。個人名が判明している場合は「様」を優先し、企業名・部署名までの場合は「御中」を使用します。
また、「〇〇部長様」のように役職名に直接「様」をつけるのも間違いなので注意しましょう。
文字サイズとレイアウト
宛名印字の文字バランスは、読みやすさと美しさに直結します。
住所
住所は右端から開始し、2行にわたる場合は2行目を少し下げて（インデントして）配置します。ビル名やマンション名、部屋番号は省略せず、2行目に回すと美しく収まります。
関連：【エクセルの住所録】簡単な作成方法や宛名印刷のやり方を解説
氏名
受け取り手の氏名は、宛名面の中央にどっしりと配置します。苗字と名前の間には半角または全角のスペースを1つ空けると、視認性が一気に高まります。
また、一番大きくすべきなのがこの「氏名」です。フォントサイズは、住所の1.5倍〜2倍程度に設定し、宛名面の主役であることが一目でわかるようにしましょう。
差出人
差出人であるあなたの名前や企業名は、左端の細いスペース、または封筒の裏面に配置します。宛名よりも大きな文字で差出人を書くのはマナー違反です。
外字・環境依存文字に注意
「髙（はしごだか）」や「 﨑（たつさき）」など、日本の人名や地名には特殊な漢字が多く存在します。
顧客データベースから宛名ラベルを出力する際、システムのエラーでこれらの文字が「？」や「■」に文字化けしてしまうこともあるため注意が必要です。
文字化けしたままDMを発送することは、受取人に対して非常に失礼にあたります。発送前には必ずテスト印刷を行い、文字化けが発生していないかを目視でチェックするフローを組み込んでください。
ExcelでDMの宛名を簡単に印刷する方法
ExcelやWordを使用すると、複数の宛名をまとめて印刷できます。ここでは、その方法について具体的に解説します。
1. Excelで名簿を用意する
Excelを使って、顧客の氏名や住所をまとめた名簿を作成しましょう。
既にExcelで名簿を管理している場合は、それを活用しても構いません。姓と名が別のセルに入力されていても、Excelに搭載されている「フラッシュフィル」などの機能を使うと、すぐにまとめられて便利です。
2. Wordで差し込み印刷をする
Excelで名簿を用意したら、Wordで差し込み印刷を行います。
以下では、その手順を解説します。
(1) ラベルのレイアウトを選ぶ
Wordを開いて上部のメニューから「差し込み文書」を選択し、「差し込み印刷の開始」をクリックします。
さらに、「差し込み印刷ウィザード」を選択しましょう。表示されたパネルから「ラベル」を選んだら、「次へ：ひな型の選択」をクリックします。
次に、「ラベルオプション」を選び、プリンターとラベルを設定しましょう。ここまで完了すると、選択したラベルのレイアウトがWord上に表示されます。
(2) 名簿を選択する
「差し込み印刷ウィザード」の「次へ：宛先の選択」をクリックし、「参照」を選択します。ここで、ファイルの候補が表示されるため、使用したい名簿のファイルを指定しましょう。名簿の内容が表示されるので、確認して問題がなければ「OK」を押してください。
さらに、「次へ：ラベル配置」をクリックしたら、差し込み印刷で使用する「フィールド」を指定します。
「すべてのラベルの更新」を選択し、印刷プレビューを表示しましょう。それぞれの要素を設定して「次へ：差し込み印刷の完了」を押すと、宛名を表示できます。
関連：エクセル（Excel）だけで宛名ラベルを印刷する方法｜VLOOKUP関数も解説
まとめ
顧客に対してDMを送付するときは、宛名に関するルールを正確に把握する必要があります。DM送付に関するポイントを確実に押さえ、DMを顧客のもとへきちんと届けられるようにしましょう。
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