こんにちは。格安DM発送代行「DM診断」です。
顧客へのDM（ダイレクトメール）を送る際、送付状をつけるべきかどうか悩んでいる企業担当者の方は、多いのではないでしょうか。また、送付状の内容に迷ってしまう人もいるかもしれません。
この記事では、DMを送付する目的や送付状に記載すべき内容などについて解説します。この記事を読んで、DMに送付状をつける意味や内容、作成のコツなどを掴み、効果的なDM作成に役立ててください。
目次
そもそもDM送付状とは
DM送付状とは、チラシやパンフレット、カタログといった商品・サービスの案内と一緒に封入する文書を指します。
カバーレターやあいさつ状などと呼ばれることもあるので覚えておきましょう。
関連：【例文豊富】DMの効果的な挨拶文とは？7つの場面別に例文を紹介！
DM送付状を作成する目的
DM送付状を作成する目的は、顧客に礼儀正しいあいさつをすることです。
書類上ではありますが、あいさつをすることで顧客に良いイメージを与える効果があります。
DM送付の目的を端的に伝える役割もあります。何のためにDMを送ったのか、DMに書かれている内容などをわかりやすく伝えましょう。
顧客の不信感を払拭するのも目的の一つです。いきなり商品案内から入っても警戒心があり、なかなか購買にはつながらないため、送付状でワンクッション置き顧客の不信感を取り除きます。
DM送付状に必要な項目を確認しよう
DM送付状を作成する際に、どのような内容を記載すれば良いのか悩んでいる人も多いでしょう。DM送付状に必要な項目は大きく10個に分けられるので、1つずつ解説します。
DM送付状の項目1：日付
DM送付状に記載すべき項目としてはまず、「日付」が挙げられます。
注意してほしいのが、DMを作成した日ではなくDMを投函・郵送する日付を記載することです。
西暦と和暦はどちらでも構いませんが、文章中ではどちらか一方で統一しましょう。
DM送付状の項目2：宛先
会社宛ての場合には、会社名・部署名・個人名を記載します。
個人名がわかる場合は「様」をつけて担当者の名前を書きますが、個人名がわからない場合は会社名・部署名を記載して個人名を付けずに「御中」を使用しましょう。
DM送付状の項目3：差出人の名前
差出人であるあなたの名前は、DMを送りたい人の名前よりも上の位置に記載してはいけません。
基本的には受信者よりも下にくるようにし、右詰めで記載します。
必要であればメールアドレスも記載しましょう。
DM送付状の項目4：タイトル
DMの目的や内容が一目でわかるように、タイトルを簡潔に記載します。
例えば「○○送付のご案内」「○○セール開催！」など、受信者が気になるワードを書くと良いでしょう。魅力的なタイトルの作成方法については、後述するためそちらを参考にしてください。
DM送付状の項目5：頭語・結語
頭語は手紙の冒頭部分に、結語は最後に書かれる言葉のことです。
「前略」などは一般的な手紙でも使われていますが、送付状の場合に一般的な頭語は「拝啓」です。
最近はあえて頭語・結語は使わずに親しみやすくするスタイルも主流になっています。
| 頭語（最初） | 結語（最後） | ニュアンス・使うシーン |
| 拝啓（はいけい） | 敬具（けいぐ） | 最もオーソドックス。 あらゆるビジネスDMに馴染みます。 |
| 謹啓（きんけい） | 謹白（きんぱく） / 敬白（けいはく） | 「拝啓」よりもさらに丁寧。 VIP顧客や社長・役員宛て、お詫びを兼ねたDMなどに最適です。 |
DM送付状の項目6：挨拶文
挨拶文は頭語に続けて記載します。
この際、頭語の後に改行または1マス空けて書き始めるようにしましょう。
あいさつ文の例としては、個人向けなら「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」、企業向けなら「三寒四温の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などがよく使われます。
季節ごとに挨拶文は変わるため、詳しくは以下の記事を参照してください。
関連：【例文豊富】DMの効果的な挨拶文とは？7つの場面別に例文を紹介！
DM送付状の項目7：記書き
記書きとは、DMに封入する資料や部数などを記載することです。
具体的には、「記」と記載して、箇条書きを使用してわかりやすく内容物を表記します。
なお、複数の資料を封入する場合は、記書きと封入する順番をあわせるのがルールです。
DM送付状の項目8：備考
補足説明が必要な場合には、備考を使用しましょう。
例えば、商品説明に補足が必要な場合や金額変更などがあったときです。
ただし、重要な要件を伝えるのなら備考ではなく、別紙を使用するまたは別途伝えたほうが丁寧です。
DM送付状の項目9：以上
以上とは、「記」とセットで使う言葉で、一般的には右下部分に配置します。
記を締めくくる言葉として使われるため、基本的には以上の下には何も記載しません。すべての要件を「以上」よりも上に記載することを覚えておきましょう。
DM送付状の項目10：結語
結語とは、手紙の結びの部分です。
結語は頭語とセットで用いるのが基本となっているため、頭語と対になっている言葉を使用しましょう。
例えば、「拝啓」であれば「敬具」、「拝呈」なら「敬白」、「啓上」なら「拝具」となります。
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礼儀正しいDM送付状を作成するコツ
DM送付状を作成するときは、顧客の印象を良くしたり不信感を取り除いたりするために、できるだけ礼儀正しい内容を心がける必要があります。
以下では、礼儀正しいDM送付状を作成するコツについて解説します。
消費者に呼びかけるような文章にする
不特定多数の消費者ではなく、顧客個人に対して呼びかけるような文章にすると効果的です。
例えば、個人の名前を入れて呼びかけたり、「あなた」などの言葉を使用したりすると良いでしょう。
季節感を出す
「暑さも厳しき折」や「陽春の折」などのような時候のあいさつを使用したり、「クリスマス」「バレンタイン」といった季節のイベントなどを踏まえた内容にしたりするなど、季節感を出すと良いでしょう。
季節を感じられる1文を加えることで、DMの内容がテンプレートではなく今に限定されていると感じられるため、行動に繋がりやすくなります。
特別感・お得感を出す
特別感やお得感が得られるような言葉を上手に使うことも重要です。
不特定多数に対する情報ではなく、DMを受け取った人だけに特別な情報やお得な情報を届けていると印象付けましょう。
例えば、「このDMを受け取った方だけ」「あなただけ」「今月だけ」というように、顧客の心をくすぐるような言葉を活用します。
DMの要点をまとめて記載する
DMの送付状はあくまでも添え状です。
そのため、DMを送付する目的や要点などを簡潔にわかりやすく記載することが重要です。送付状があまりにも長すぎると目を通すのが面倒になってしまい、逆効果になってしまいます。
- 「1文はできるだけ短めにする」
- 「伝わりやすい文章を心がける」
といった工夫をしましょう。
タイトルに最後まで読むメリットを書く
タイトルを魅力的かつ分かりやすくすることもポイントです。
例えば「セールのご案内」は簡潔ですが、ありきたりで目を引きにくいです。
そのため、「春の大特価セール開催のご案内」など具体的にすることで、反応率を高めます。
ただし、DMの内容がフォーマルな場合は品がなく浮いた印象になるため、内容に適したタイトルを設定することが大切です。
関連：【開封率は74%】DMの開封率の目安は？開封率を上げるコツも解説
DM送付状におすすめの例文を紹介（丸パクリOK）
DM送付状に記載すべき内容やコツなどを把握しても、実際にどのような文章にすべきか悩んでしまう人も多いでしょう。
ここでは、DM送付状におすすめの例文をシーンごとに紹介するので、ぜひ参考にしてください。
DM送付状の例文1：新規開拓向け
新規開拓向けDM送付状の例文は以下のとおりです。顧客が抱えていそうな問題点や課題の提示、商品・サービスを利用するメリットを簡潔に記載しましょう。
令和8年7月吉日
〇〇株式会社
ご担当者様株式会社〇〇（自社名）
〇〇部 〇〇 〇〇（氏名）
連絡先：03-XXXX-XXXX新サービス「〇〇」のご案内と資料同封のお知らせ
謹啓
盛夏の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、現在多くの〇〇業界の企業様において、「業務の効率化」や「〇〇コストの削減」が急務の課題となっているかと存じます。
弊社では、そうした課題を劇的に解決し、導入企業の〇〇%がコスト削減に成功した新しいアウトソーシングサービス「〇〇」を展開しております。
この度、貴社が取り組まれている〇〇事業において、弊社のノウハウが必ずや貢献できるものと考え、誠に勝手ながら特別なご提案資料を同封させていただきました。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、同封のパンフレットを御一読いただけますと幸いに存じます。
まずは書中をもちまして、ご案内申し上げます。
謹白
【同封書類】
・新サービス「〇〇」ご紹介パンフレット 1部
・他社様導入事例集 1部
・限定特典お申し込み専用ハガキ 1枚
DM送付状の例文2：販売促進向け
販売促進向けDM送付状の例文は以下のとおりです。
販売促進向けの場合、実施するセールの内容や商品のメリットなどを簡潔に記載することや特別感を演出することがポイントになります。
〇〇 〇〇 様
いつも当店をご利用いただき、本当にありがとうございます！
ひまわりが美しく咲き誇る季節を迎え、本格的な夏の到来となりましたが、
〇〇様はいかがお過ごしでしょうか。本日は、いつも当店を大切に思ってくださる〇〇様へ、
どこよりも早い「特別な夏の新作案内」をお届けいたしました。今回同封いたしましたカタログのテーマは「大人の夏ケア」です。
これからの強い紫外線や冷房による乾燥からお肌を守る、
オーガニック成分をたっぷり配合した新商品が多数ラインナップされております。いつも美意識の高い〇〇様に、ぜひ最初にお試しいただきたい自信作ばかりです。
同封のカタログをご覧いただき、気になるアイテムがございましたら、
ぜひお気軽にお問い合わせください。〇〇様のまたのご来店を、
スタッフ一同心よりお待ちしております。令和8年7月
〇〇ショップ（店舗名）
店長 〇〇 〇〇 ＆ スタッフ一同【お届け内容】
・夏の新作コレクションカタログ
・〇〇様限定・先行お試し15%OFFクーポン券
DM送付状の例文3：掘り起こし向け
しばらく購買・利用歴がない休眠客に対する掘り起こしでは、商品やサービスの改善ポイントや実際の利用客の体験談、満足度などを紹介すると効果的です。例文は以下のとおりです。
〇〇 〇〇 様
お久しぶりです！〇〇（店舗名・ブランド名）の〇〇です。
〇〇様、その後いかがお過ごしでしょうか。毎日厳しい暑さが続いておりますが、体調など崩されていませんか？
本日は、以前当店を大切に利用してくださった〇〇様へ、
日頃の感謝の気持ちを込めて「特別なお知らせ」をお届けいたしました。実はこの夏、当店は〇〇様のようなお馴染みのお客様からいただいた声を形にし、
メニュー（商品ラインナップ）を大幅にリニューアルいたしました！
特に、これからの季節に嬉しい「〇〇ケア」は、すでに多くのお客様から
お喜びの声をいただいている自信作です。「しばらくお店に行っていないから行きづらいな…」と心配される必要は
まったくございません！スタッフ一同、〇〇様とまた楽しいお話ができることを、
何よりも楽しみにしております。同封の優待券をお持ちの上、ぜひ新しくなった当店へリフレッシュしにいらしてくださいね。
令和8年7月
〇〇ショップ（店舗名）
スタッフ一同【同封内容】
・リニューアルご案内パンフレット
・〇〇様限定・おかえりなさい特別優待券（〇〇%OFF）———————————————————————-
P.S.
〇〇様に「もう一度お会いしたい」という気持ちを込めまして、特別に【7月31日まで】有効のスペシャルクーポンを同封いたしました。この画面（または本状）をご提示いただければ、人気のオプション（〇〇円相当）も無料でプレゼントいたします。ぜひこの機会にお気軽にご予約ください！
———————————————————————-
DM送付状の例文4：展示会・セミナー向け
展示会やセミナー向けの送付状は、当日の内容や顧客が来場するメリットなどを伝えるようにしましょう。
令和8年7月吉日
〇〇株式会社
ご担当者様株式会社〇〇（自社名）
〇〇部 〇〇 〇〇（氏名）
連絡先：03-XXXX-XXXX【ご招待】最新〇〇トレンドセミナー開催と同封資料のお知らせ
謹啓
酷暑の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、昨今の〇〇市場においては、〇〇の義務化や技術革新に伴い、経営戦略の見直しを迫られている企業様が増加しております。
そこで弊社では、貴社をはじめとする〇〇業界のリーダーの皆様を対象に、最新の成功事例と今後の対策を網羅した「〇〇変革セミナー2026」を開催する運びとなりました。
本セミナーでは、以下のような具体的なノウハウをお持ち帰りいただけます。
・2026年後半に押さえるべき〇〇の最新トレンド
・明日から現場で実践できる業務効率化のステップご多忙中誠に恐縮ではございますが、貴社の今後の事業発展の一助となる内容でございますので、万障お繰り合わせの上、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、セミナー開催のご案内を申し上げます。
謹白
【同封書類】
・セミナー開催概要・タイムスケジュール 1部
・会場アクセスおよび参加申込書 1枚
DM送付状の例文5：誕生日・記念日向け
誕生日や記念日向けのDM送付状では、お祝いの言葉をメインにしましょう。また、あくまでお祝いであるためセールスは行わないことが一般的です。
例文としては次のようなものが挙げられます。
〇〇 〇〇 様
✨ 🎉 Happy Birthday!! 🎉 ✨
〇月にお誕生日を迎えられる〇〇様、おめでとうございます！
新しい1年が、〇〇様にとって笑顔あふれる素晴らしい日々になりますよう、
スタッフ一同、心よりお祈り申し上げます。いつも当店をご利用いただき、素敵な時間を共有させていただけることに、
改めて深く感謝いたします。そこで本日は、お誕生日という特別な月を迎えた〇〇様へ、
当店からささやかな「お祝いのプレゼント」をご用意いたしました。同封いたしました「バースデー特別ご招待券」は、お誕生月中のお買い物（またはご利用）が【全品〇〇%OFF】になるとともに、ささやかな限定ノベルティをプレゼントさせていただく特別なチケットです。
いつも頑張っているご自身へのご褒美に、ぜひお気に入りのアイテムを見つけにいらしてくださいね。
〇〇様の特別な1ヶ月をさらにお手伝いできるよう、
心を込めておもてなしさせていただきます。ご来店を楽しみにお待ちしております！令和8年7月
〇〇ショップ（店舗名）
店長 〇〇 ＆ スタッフ一同【お祝いのプレゼント】
・〇〇様限定・バースデー特別ご招待券（期間中何度でも利用可）
DM送付状を作成する手順とは？
DM送付状を作成する際には、作成の手順を理解しておく必要があります。DM送付状作成の流れは以下の3ステップです。
- DM送付の目的を整理する
- 内容を洗い出し文を決める
- 要素の確認
1. DMを送付する目的を整理する
はじめに、DMを送る目的を整理して明確化しましょう。なぜDMが送られてきたのか目的がわからないと、顧客が不振に思ってしまいます。そのため、DMをなぜ送るのかをしっかりと整理しておきましょう。
また、わかりやすく短い言葉で送付状に目的を記載できるように、内容をまとめておくのも重要です。
2. 記載する内容を洗い出して文を決める
DM送付状で重要なことは、顧客に「DMを読んでみたい」と思わせることです。そのためには、自社が伝えたいポイントだけを重視するのではなく、顧客が何を知りたいと思っているのかを重視しましょう。
顧客のニーズを把握して記載する内容を洗い出し、顧客にとって分かりやすい文章・DMへ目を通したくなる文章を目指します。
3. 要素を満たしているか確認する
送付状の作成が終わったら、要素をすべて満たしているかチェックします。前述したように、送付状には必要となる要素があります。それらのポイントと見比べて、抜けている要素がないか確認しましょう。
例えば、「記書きをしたのに以上の記載を忘れた」「頭語があるのに結語がない」といったミスは、マナー違反でもあるため印象が悪くなる可能性があります。
DM送付状に関するQ&A
DM送付状に関してさまざまな疑問を持っている人も多いでしょう。ここでは、DM送付状に関するよくある疑問の回答を紹介します。
送付状は必須？なしだとどうなる？
送付状は、必ず封入しなければいけないものではありません。DMの中には、簡潔さを重視してパンフレットやチラシだけを封入してあるタイプも存在します。
しかし、送付状があったほうが顧客からの印象は良くなります。送付状があることで丁寧さや心遣いなどを相手に感じてもらいやすくなるので、できるだけ付けるようにしましょう。
手書きと印刷はどちらが適切？
基本的には、読みやすい文字やレイアウトを意識できていれば、手書き・印刷どちらでも構いません。だし、手書きの場合、印刷とは違い1枚1枚書くため、送付状の作成には時間がかかってしまいます。
しかし、「顧客の印象に残りやすい」「特別感を演出できる」などの効果もあるため、シーンに応じて使い分けると良いでしょう。
関連：DMを手書きする効果は？具体的な書き方や例文とともに解説
まとめ
DM送付状には、「顧客に丁寧なあいさつをする」「DM送付の目的などを簡潔に伝える」といった役割があります。送付状は必ずしも必要というわけではありませんが、送付状があることで丁寧な印象になるため、記載すべき要素やポイントを押さえながら作成して封入するとよいでしょう。
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