こんにちは。格安DM発送代行「DM診断」です。
顧客へのDM（ダイレクトメール）を送る際、送付状をつけるべきかどうか悩んでいる企業担当者の方は、多いのではないでしょうか。また、送付状の内容に迷ってしまう人もいるかもしれません。
この記事では、DMを送付する目的や送付状に記載すべき内容などについて解説します。この記事を読んで、DMに送付状をつける意味や内容、作成のコツなどを掴み、効果的なDM作成に役立ててください。
目次
そもそもDM送付状とは
DM送付状とは、チラシやパンフレット、カタログといった商品・サービスの案内と一緒に封入する文書を指します。
カバーレターやあいさつ状などと呼ばれることもあるので覚えておきましょう。
DMを作成する目的
DM送付状を作成する目的は、顧客に礼儀正しいあいさつをすることです。書類上ではありますが、あいさつをすることで顧客に良いイメージを与える効果があります。
DM送付の目的を端的に伝える役割もあります。何のためにDMを送ったのか、DMに書かれている内容などをわかりやすく伝えましょう。
顧客の不信感を払拭するのも目的です。いきなり商品案内から入っても警戒心があり、なかなか購買にはつながらないため、送付状でワンクッション置き顧客の不信感を取り除きます。
DM送付状に必要な項目を確認しよう
DM送付状を作成する際に、どのような内容を記載すれば良いのか悩んでいる人も多いでしょう。DM送付状に必要な項目は大きく10個に分けられるので、1つずつ解説します。
DM送付状の項目1：日付
DM送付状に記載すべき項目としてはまず、「日付」が挙げられます。
注意してほしいのが、DMを作成した日ではなくDMを投函・郵送する日付を記載することです。
西暦と和暦はどちらでも構いませんが、文章中ではどちらか一方で統一しましょう。
DM送付状の項目2：宛先
会社宛ての場合には、会社名・部署名・個人名を記載します。
個人名がわかる場合は「様」をつけて担当者の名前を書きますが、個人名がわからない場合は会社名・部署名を記載して個人名を付けずに「御中」を使用しましょう。
宛名に間違いがあると失礼ですし、書類が届かないこともあるので必ず封入前によく確認してください。
DM送付状の項目3：差出人の名前
差出人の名前は、DMを送りたい人の名前よりも上の位置、同じ高さに記載してはいけません。
基本的には受信者よりも下にくるようにし、右詰めで記載します。文末に配置しても構いません。必要であればメールアドレスも記載しましょう。
DM送付状の項目4：タイトル
タイトルは送付状において重要なポイントです。DMの目的や内容が一目でわかるように、簡潔に記載します。
例えば「○○送付のご案内」「○○セール開催！」などと書くと良いでしょう。魅力的なタイトルの作成方法については、後述するためそちらを参考にしてください。
DM送付状の項目5：頭語
頭語とは、手紙の冒頭部分で書かれる言葉のことです。「前略」などは一般的な手紙でも使われています。
送付状の場合に一般的な頭語は「拝啓」です。その他にも、「拝呈」や「啓上」などが使われているため、自社のイメージやターゲットにあった頭語を選びましょう。
DM送付状の項目6：あいさつ
あいさつ文は頭語に続けて記載しますが、この際、頭語の後に改行または1マス空けて書き始めるようにしましょう。
あいさつ文の例としては、個人向けなら「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」、企業向けなら「三寒四温の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などが挙げられます。
関連：【例文豊富】DMの効果的な挨拶文とは？7つの場面別に例文を紹介！
DM送付状の項目7：記書き
記書きとは、DMに封入する資料や部数などを記載することです。
具体的には、「記」と記載して、箇条書きを使用してわかりやすく内容物を表記します。
なお、複数の資料を封入する場合は、記書きと封入する順番をあわせるのがルールです。
DM送付状の項目8：備考
補足説明が必要な場合には、備考を使用しましょう。
例えば、商品説明に補足が必要な場合や金額変更などがあったときです。
ただし、重要な要件を伝えるのなら備考ではなく、別紙を使用するまたは別途伝えたほうが丁寧です。
DM送付状の項目9：以上
以上とは、「記」とセットで使う言葉で、一般的には右下部分に配置します。
記を締めくくる言葉として使われるため、基本的には以上の下には何も記載しません。すべての要件を「以上」よりも上に記載することを覚えておきましょう。
DM送付状の項目10：結語
結語とは、手紙の結びの部分です。
結語は頭語とセットで用いるのが基本となっているため、頭語と対になっている言葉を使用しましょう。
例えば、「拝啓」であれば「敬具」、「拝呈」なら「敬白」、「啓上」なら「拝具」となります。
礼儀正しいDM送付状を作成するコツ
DM送付状を作成するときは、顧客の印象を良くしたり不信感を取り除いたりするために、できるだけ礼儀正しい内容を心がける必要があります。
以下では、礼儀正しいDM送付状を作成するコツについて解説します。
消費者に呼びかけるような文章にする
不特定多数の消費者ではなく、顧客個人に対して呼びかけるような文章にすると効果的です。
例えば、個人の名前を入れて呼びかけたり、「あなた」などの言葉を使用したりすると良いでしょう。
個人に宛てた手紙のようなイメージで顧客に対して呼びかければ特別感が出て、内容に興味が湧きやすくなり反応率が上がる効果が期待できます。
季節感を出す
「暑さも厳しき折」や「陽春の折」などのような時候のあいさつを使用したり、季節のイベントなどを踏まえた内容にしたりするなど、季節感を出すと良いでしょう。
季節を感じられる1文を加えることで、DMの内容がテンプレートではなく今に限定されていると感じられるため、顧客の印象がよくなります。
特別感・お得感を出す
特別感やお得感が得られるような言葉を上手に使うことも重要です。
不特定多数に対する情報ではなく、DMを受け取った人だけに特別な情報やお得な情報を届けていると印象付けましょう。
例えば、「このDMを受け取った方だけ特別に」「あなただけ」「無料」というように、顧客の心をくすぐるような言葉を活用します。
DMの要点をまとめて記載する
DMの送付状はあくまでも添え状です。そのため、DMを送付する目的や要点などを簡潔にわかりやすく記載することが重要です。送付状があまりにも長すぎると目を通すのが面倒になってしまい、逆効果になってしまいます。
- 「1文はできるだけ短めにする」
- 「伝わりやすい文章を心がける」
といった工夫をしましょう。
タイトルに最後まで読むメリットを書く
タイトルを魅力的かつ分かりやすくすることもポイントです。
例えば、「セールのご案内」は簡潔ですが、ありきたりで目を引きにくいです。そのため、「春の大特価セール開催のご案内」というようにします。これにより反応率の向上が期待できます。
ただし、DMの内容がフォーマルな場合は品がなく浮いた印象になるため、内容に適したタイトルを設定することが大切です。
関連：【開封率は74%】DMの開封率の目安は？開封率を上げるコツも解説
DM送付状におすすめの例文を紹介
DM送付状に記載すべき内容やコツなどを把握しても、実際にどのような文章にすべきか悩んでしまう人も多いでしょう。
ここでは、DM送付状におすすめの例文をシーンごとに紹介するので、ぜひ参考にしてください。
DM送付状の例文1：新規開拓向け
新規開拓向けDM送付状の例文は以下のとおりです。
『拝啓 陽春の折、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度はぜひ貴社に弊社のサービス導入をご検討いただきたく、本状をお送りいたしました。
（簡単なサービス説明やサービス導入のメリットなどの主文）
つきましては弊社のサービス案内を同封いたしましたので、ご覧いただければ幸いです。
略儀ながら書中をもちまして失礼いたします。
敬具』
顧客が抱えていそうな問題点や課題の提示、商品・サービスを利用するメリットを簡潔に記載しましょう。
DM送付状の例文2：販売促進向け
販売促進向けDM送付状の例文は以下のとおりです。
『新春スペシャル！特別セール開催のご案内
まだまだ寒さの厳しい時期ですが、○○様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
当店では○月○日～○月○日まで新春特別セールを開催いたします。
○○様の好きなシリーズも入荷していますので、ぜひこの機会に足をお運びください』
販売促進向けの場合、実施するセールの内容やメリットなどを簡潔に記載することや特別感を演出することがポイントになります。
DM送付状の例文3：掘り起こし向け
しばらく購買・利用歴がない休眠客に対する掘り起こしでは、商品やサービスの改善ポイントや実際の利用客の体験談、満足度などを紹介すると効果的です。例文は以下のとおりです。
『春爛漫の今日この頃、○○様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか？
さて、この度△△がパワーアップして新発売しました。
利用者の90％以上が満足した△△を、○○様にもお試しいただきたく、期間限定の特別価格でご用意しております。
ぜひこの機会にご購入をご検討ください！』
DM送付状の例文4：展示会・セミナー向け
展示会やセミナー向けの送付状は、展示会の内容や顧客が来場するメリットなどを伝えるようにしましょう。
『春の○○展示会開催のご案内
拝啓 桜花の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、この度○○では「春の○○展示会」を開催する運びとなりました。
長年ご愛顧いただいております会員様限定の展示会となっており、さまざまな商品を特別価格でご用意いたしております。
また、同封の引換券をお持ちいただいた方全員に記念品をプレゼントいたします。
ぜひこの機会にご来場ください。
敬具』
DM送付状の例文5：誕生日・記念日向け
誕生日や記念日向けのDM送付状では、お祝いの言葉をメインにしましょう。また、あくまでお祝いであるためセールスは行わないことが一般的です。
例文としては次のようなものが挙げられます。
『○○様、お誕生日おめでとうございます！
○○様にとって素晴らしい1年になりますよう、スタッフ一同心からお祈りいたします。
さて、○○様のお誕生日をお祝いするために、当店では特別なプレゼントをご用意いたしました。
次回ご来店時に、こちらのハガキをご持参ください。』
DM送付状を作成する手順とは？
DM送付状を作成する際には、作成の手順を理解しておく必要があります。DM送付状作成の流れは以下の3ステップです。
- DM送付の目的を整理する
- 内容を洗い出し文を決める
- 要素の確認
1. DMを送付する目的を整理する
はじめに、DMを送る目的を整理して明確化しましょう。なぜDMが送られてきたのか目的がわからないと、顧客が不振に思ってしまいます。そのため、DMをなぜ送るのかをしっかりと整理しておきましょう。
また、わかりやすく短い言葉で送付状に目的を記載できるように、内容をまとめておくのも重要です。
2. 記載する内容を洗い出して文を決める
DM送付状で重要なことは、顧客に「DMをみたい」と思わせることです。そのためには、自社が伝えたいポイントだけを重視するのではなく、顧客が何を知りたいと思っているのかを重視しましょう。
顧客のニーズを把握して記載する内容を洗い出し、顧客にとって分かりやすい文章・DMへ目を通したくなる文章を目指します。
3. 要素を満たしているか確認する
送付状の作成が終わったら、要素をすべて満たしているかチェックします。前述したように、送付状には必要となる要素があります。それらのポイントと見比べて、抜けている要素がないか確認しましょう。
例えば、「記書きをしたのに以上の記載を忘れた」「頭語があるのに結語がない」といったミスは、マナー違反でもあるため印象が悪くなる可能性があります。
DM送付状に関するQ&A
DM送付状に関してさまざまな疑問を持っている人も多いでしょう。ここでは、DM送付状に関するよくある疑問の回答を紹介します。
送付状は必須？なしだとどうなる？
送付状は、必ず封入しなければいけないものではありません。DMの中には、簡潔さを重視してパンフレットやチラシだけを封入してあるタイプも存在します。
しかし、送付状があったほうが顧客からの印象は良くなります。送付状があることで丁寧さや心遣いなどを相手に感じてもらいやすくなるので、できるだけ付けるようにしましょう。
手書きと印刷はどちらが適切？
基本的には、読みやすい文字やレイアウトを意識できていれば、手書き・印刷どちらでも構いません。だし、手書きの場合、印刷とは違い1枚1枚書くため、送付状の作成には時間がかかってしまいます。
しかし、「顧客の印象に残りやすい」「特別感を演出できる」などの効果もあるため、シーンに応じて使い分けると良いでしょう。
関連：DMを手書きする効果は？具体的な書き方や例文とともに解説
まとめ
DM送付状には、「顧客に丁寧なあいさつをする」「DM送付の目的などを簡潔に伝える」といった役割があります。送付状は必ずしも必要というわけではありませんが、送付状があることで丁寧な印象になるため、記載すべき要素やポイントを押さえながら作成して封入するとよいでしょう。
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