郵送やメールを送る際に必要な宛先と宛名は混同しがちですが、意味が異なります。この記事では、宛先や宛名の意味や違いをはじめ宛名につける敬称など、郵送のマナーも交えつつ、発送方法も解説します。また、宛名のマナーはメールでも使用可能です。メールの送付方法も解説しますので、参考にしてみてください。
宛先と宛名の意味と違い
「宛先」と「宛名」はどちらも郵便物やメールの送り先のことですが、対象となる部分が異なります。まず、宛先は送り先の住所のことです。メールの場合はアドレスが郵便物の住所にあたります。
一方、宛名は送り先の氏名のことで、氏名の後に「様」や「御中」など相手にあわせた敬称をつけるのがマナーです。宛名のルールは郵便・メールともに変わりません。
宛名・宛先のNG例
宛名と宛先を間違えると相手に失礼なので、間違いのないように気を付けましょう。宛先と宛名を省略するのもNGです。例えば、株式会社は（株）ではなく、「株式会社」と正式名称にします。
また、「各位様」「〇〇課長様」のように、敬称を併用するのも二重敬語になるためふさわしくありません。「□□株式会社御中〇〇様」など、「御中」と「様」を同時に使用するのもNGです。
宛名につける敬称
宛名につける敬称を間違えて使用してしまう人も少なくありません。ここでは、正しい敬称のつけ方を解説します。
「様」の使い方
「様」は個人に宛てた郵便物やメールに、「〇〇様」や「営業課ご担当者様」のように使用します。連名の場合は、一人ひとりに「様」をつけるのがマナーです。ひらがなやカタカナを使うと軽い印象になるため、ビジネスシーンでは漢字を使いましょう。
個人名に「殿」をつけるケースもありますが、目上の人には使用できません。目上の人にも目下の人にも使用できる「様」をつけるほうが無難です。役職名がつく場合は役職名の後ではなく、「営業課長 〇〇様」などとします。
役職名を使用する場合の使い方
学校の先生や教授など専門職が相手の場合、「〇〇先生」も使用できます。社内の役職者に送る場合は、敬称である「社長」「部長」をそのまま使用して「○○社長」などで問題ありません。「○○社長様」など「様」を併用すると二重敬語となるため、使用しないようにしましょう。
「御中」の使い方
「御中」は「□□株式会社 御中」や「□□株式会社 営業部御中」のように企業や施設など団体、組織に使用します。使用する際は、企業名や部署名の下に入れるのが正解です。なお先述したとおり、「様」と「御中」は同時に使えません。個人名を使用する場合は「御中」は使用せず、「□□株式会社 〇〇様」のように「様」を使用するのが正しい表記です。
「各位」の使い方
「各位」には「皆様」という意味があり、関係者や取引先など複数の人へ向けて送るときに使用します。例えば、「取引先の皆様各位」など「皆様」の後に「各位」をつけると意味が重複するため、間違いになります。正しくは「取引先各位」です。
ただし、「お客様」や「お得意様」などの場合のみ、「お客様各位」と併用しても間違いにはなりません。
「様方」「気付」の使い方
「様方」は、「佐藤様方 山田一郎様」のように送り先の世帯主と郵便物を送りたい個人の苗字が異なるときに使用します。
一方、「気付」は送り先の住所が個人宅ではなく企業や団体で、かつその企業や団体に所属していない相手に対して送りたいときの敬称です。例えば、ホテルに滞在している個人や、ある企業を通して他の企業に送りたいケースなどが挙げられます。
個人宛の場合は「□□株式会社 気付 〇〇様」、組織宛の場合は「□□株式会社 気付 △△株式会社御中」などとします。
「行」「宛」の場合の取り扱い方
「行」や「宛」は、返信を求める場合に同封されている封筒の宛名に「営業部 行」などと記載されています。宛名を記入する手間を省くために記載されていますが、そのまま返信するのは失礼です。「行」「宛」の部分を二重線で消し、「営業部 御中」のように「様」や「御中」へ変更してから送りましょう。
宛先・宛名の使用例【郵送】
ビジネスでは、郵送で書類などを送ることも多くあります。ここからは、手紙の宛先・宛名の使用例を詳しく解説します。
郵送時の宛名・宛先のポイント
送り先がビルにオフィスを構えている場合、ビル名やフロア数も省略せずに記載するのがマナーです。役職名は「営業部長」など4文字以内なら氏名の上に小さな文字で書き、「統括マネージャー」のように5文字以上になる場合は名前の右側に小さめの文字で記載します。
また、相手の氏名や役職名がわからない場合は「□□株式会社営業課 ご担当者様」などと記載しましょう。
封筒やハガキの書き方
封筒には縦向きの和封筒と、横向きの洋封筒があります。ビジネスシーンで封筒やハガキを送る場合、宛先・宛名は縦書きにするのが基本です。ただし、気楽な文章や連絡事項を伝達したいときなどは横書きでも構いません。洋封筒でも縦書きにすると、丁寧な印象になります。
なお、宛先が長い場合は改行も可能です。番地などの数字を書く際は、和封筒なら漢数字を、洋封筒なら算用数字を使用します。書き終えた後は宛先・宛名・敬称に間違いはないか、本文に誤字脱字がないかをしっかり確認しましょう。
表書き【宛名・宛先の記入】
送り先の宛先や宛名、郵便番号は、封筒・ハガキの表側に記入します。縦書きの場合は住所を右端から記載し、住所の左側に1文字分下げて企業名や部署名を記入、宛名は中央になるように意識します。
住所は郵便番号欄から1文字分下げた部分から書き出し、宛名は住所よりも大きめの字で記載するのもポイントです。切手を添付する位置は、和封筒であれば右上、洋封筒であれば左上です。
裏書き【送り主情報の記入】
封筒の裏側には郵便番号や住所、氏名など送り主の情報を記載します。自分の情報を記載する際もビル名やフロア数を省略せずに記載するのがマナーです。封はのり付けして、封締めは「〆」または「封」と記載します。横書きの場合は封締めがなくても構いません。日付を記載する場合は、送り主の情報の左上に書きます。
外脇付け
外脇付けとはどのような手紙が入っているのかを送り先に知らせるためのもので、「重要」「親展」「至急」などを記載します。「見積書在中」や「請求書在中」のように、中身を記載することもあります。ちなみに、「親展」とは宛名本人に開封して中身をみてほしいという意味の外脇付けです。
宛先・宛名の使用例【メール】
メールの場合も基本的なマナーは郵送と一緒です。ここからは、メールでの宛先・宛名の使い方を解説します。
メールの宛先・宛名のポイント
メールでは、冒頭に宛名を記載します。宛名の基本は「企業名＋部署名＋役職名＋氏名＋敬称」です。社内メールで部署全員に宛てたメールの場合は「営業部各位」のように「各位」を使用します。
複数人に送付する場合
複数人にメールを送付する場合、宛名は役職が上の人から順番に記載します。基本的にはTO欄にすべてのアドレスを入力しますが、人数が多い場合はTO欄に主な担当者、CCにそれ以外の人を入力します。社外の相手に送信するときは個別に作成して送信するのがマナーです。
BCCは他の受信者を知られたくないときに使用します。BCCの場合は、メールの本文に宛名を記載しないように注意しましょう。
宛名の氏名がわからない場合
メールを送信する相手の氏名の漢字表記がわからない場合や、だれが担当者なのかわからない場合は個人名宛てにする必要はありません。その場合、宛名は「経理部御中」や「ご担当者様」とします。部署名がわからない場合も自分で想定して送付するのではなく、「広報ご担当者様」など、どの仕事をしている人に宛てたメールなのかがわかるように記載します。
宛名・宛先を間違えたときの対処方法
郵送の場合は修正液などで修正するのではなく、新しい封筒に宛名や宛先を書き直します。メールの場合は、気が付いた時点で速やかにお詫びのメールを入れましょう。言い訳をしたり「敬称を忘れた」といった表現をしたりするのはNGです。「先ほどのメールで宛名に敬称を表記せず送信しましたこと、心よりお詫び申し上げます」など、誤りがあったことを告げるとともにお詫びを記載します。
まとめ
郵便やメールで使用する「宛先」は送り先の住所のことで、「宛名」は送り先の氏名のことです。宛先・宛名は省略せずに正式名称を記載する、ふさわしい敬称をつけるなど意識して失礼のないように気を付けましょう。
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