大量の顧客リストから、1件ずつ宛名を手書きするのは手間がかかり苦労します。
しかしExcelを使えば、宛名ラベルの作成と印刷をスムーズに行えるでしょう。
この記事では、Excelだけで宛名ラベルの作成と印刷をする方法について解説します。VLOOKUP関数についても解説しているため、参考にしてください。
目次
Excelだけで宛名ラベルの作成と印刷ができる
Excelは表計算のイメージが強いといえますが、宛名ラベルの作成と印刷もできるソフトです。以前はラベル印刷機能がありましたが、2013Ver以降はなくなりました。
しかし、VLOOKUP関数を利用すると、Excelだけで簡単に宛先リストの作成と印刷ができます。VLOOKUP関数については、以下で詳しく解説します。
VLOOKUP関数の定義
VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を抽出するExcel関数です。VLOOKUPは「Vertical」（垂直）のV と「LOOKUP」（探す）を意味します。VLOOKUP関数の数式は、次のように表します。
VLOOKUP関数＝VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)
検索値や範囲などの概要については、後程解説します。
VLOOKUP関数を利用するメリットと事例
VLOOKUP関数を利用するメリットは、データ量が多く目視で探しにくい場合にも、簡単に条件に合う値を抽出できることです。
例えば、顧客の氏名から住所を抽出したり、商品価格や在庫数などの検索をしたりできます。また、データの入力漏れのチェックも可能です。
【Excelだけで宛名ラベルを印刷する方法】1. 宛先リストを作成する
Excelだけで宛名ラベルを印刷するには、最初に宛先リストを作成しましょう。Excelの横軸に「郵便番号」「住所」「氏名」「会社名」などの項目を、セルごとに入力します。「氏名」は必要に応じて、「姓」「名」に分けてもよいでしょう。「様」「御中」など宛名の敬称を使い分ける場合も、項目に「宛名の敬称」を作成します。
項目を作成し終えたら、縦軸のセルへ具体的な内容を入れてください。宛先リストには、宛名ラベルに必要のない情報を記載して構いません。
【画像推奨】クライアント様 Excel画像の挿入を推奨いたします（以下イメージです）
https://ink-revolution.com/index.php/150-547.html
【Excelだけで宛名ラベルを印刷する方法】2. 呼び出したデータの表示スペースを作る
VLOOKUP関数でデータを呼び出すには、データごとに異なるナンバーと表示するスペースが必要です。
データごとにナンバーを振る
VLOOKUP関数を利用して、データを呼び出すには、データごとにナンバーを振る必要があります。宛先リストの横軸の一番左上側に「ナンバー（No）」の項目を作り、データごとにそれぞれ異なるナンバーを振っていきましょう。データごとにナンバーを振ると、ナンバーを表示することで該当するデータが呼び出せます。
宛先リストに表示スペースを作る
データごとにナンバーを振り終えたら、呼び出したデータを表示するためのスペースを作成します。表示スペースは、宛先リストの上部か下部にスペースを作ると見やすくなります。「No」の他に呼び出したいデータ（「名前」「郵便番号」「住所」など）がある場合は、縦軸に項目を作り、データを表示する横軸の幅は広めに取りましょう。
【Excelだけで宛名ラベルを印刷する方法】3. VLOOKUP関数を設定する
VLOOKUP関数が正しく設定できると、項目にナンバーを入れるだけで、宛先リストにある情報が自動で表示されます。ここでは、VLOOKUP関数の設定方法と、関数の引数に入力する項目ごとに解説します。
項目ごとにVLOOKUP関数を設定する
VLOOKUP関数は、項目ごとに設定します。ここでは、「名前」を例に設定方法を解説します。
- 呼び出しデータを表示するスペースの「名前」の右側セルにカーソルを移動する。
- キーボード「Shift＋F3」で、「関数の挿入」ダイアログボックスを呼び出す。
- 検索窓に「VLOOKUP」と入力、または関数名に「VLOOKUP」があれば選択をしてOKを押す。
- 「関数の引数」では、「検索値」「範囲」「列番号」「検索方法」の項目を入力する。
項目ごとの概要と入力内容については、以下で解説します。
関数の引数に入力する項目とは
「関数の引数」にある4つの項目にはどのような意味があるのでしょうか。項目ごとに、解説します。
検索値
検索値は、検索で対象になる値です。宛先リストでは、ナンバーから項目ごとのデータを呼び出します。「B2」「C3」などと表示されます。
範囲
範囲は、検索値を探すために指定するセルで必ず検索値も含めます。「B10:G19」のように表示します。
列番号
列番号では、表示したい項目がどの列にあるのかを指定します。4列目にある項目を指定したい場合は「4」と打ち込みます。
検索方法
宛名ラベル作成では、「FALSE」と入力します。「FALSE」は完全一致を意味します。
VLOOKUP関数の表示を確認する
VLOOKUP関数を設定したら、データが正しく表示されるか、必ず確認してください。「名前」「郵便番号」「住所」など、必要な項目を全て確認しておけば、設定間違えによる印刷ミスを防げます。
【Excelだけで宛名ラベルを印刷する方法】4.テキストボックスへデータを参照する
VLOOKUP関数で呼び出したデータの印刷イメージを分かりやすくするために、テキストボックスへデータを参照できるようにしましょう。印刷イメージが必要ない場合は、そのまま印刷ページで対応しても問題ありません。
長方形（横長）のテキストボックスを挿入する
宛先リストの空きスペースに、長方形（横長）のテキストボックスを挿入します。テキストボックスは、Excelの「挿入」タブから、「図形」の「長方形（横長）」を選択して、サイズを調節しましょう。
テキストボックスに設定する
宛先リストに挿入した横長のテキストボックスの中に、「郵便番号」のスペースを設定するため、さらにテキストボックスを挿入します。郵便番号用のテキストボックスにカーソルを合わせて、郵便番号の項目がある列行（数式）を「=B〇」のように入力すると、「郵便番号」が表示されます。
他の項目も設定する
「住所」や「名前」も、「郵便番号」と同じように、テキストボックスを挿入して列行を入力しましょう。ナンバーを変更すると、テキストボックス内の「郵便番号」や「氏名」も変更されます。
【Excelだけで宛名ラベルを印刷する方法】5.データをラベルに印刷する
Excelでまとめたデータを、宛名ラベルに印刷するにはどのように設定すればよいのでしょうか。以下で解説します。
印刷画面を宛名ラベルのサイズへ変更する
印刷画面を宛名ラベルシートのサイズへ変更する必要があります。まずは、宛先リストのExcelにsheet2を設定します。sheet2のサイズを、ページレイアウトから宛名ラベルシートのサイズに変更しましょう。
テキストボックスをsheet2へコピぺする
sheet1にある印刷イメージのテキストボックスは、「Ctrl＋A」で選択をして全体をコピー&ペーストします。入力されている数式はコピー&ペーストできないため、手入力が必要です。テキストボックスごとに「＝sheet1!B〇」のように入力すると、データが反映されます。
ラベル印刷したいデータは、全てこの作業を行ってください。印刷範囲が異なる場合は調節しましょう。
印刷する
印刷したいデータの設定や範囲の調節ができたら、印刷画面から印刷の詳細を設定して、印刷してください。ミスプリントを防ぐために、最初の印刷は普通の紙で行い、印刷位置や内容の確認を行うことをおすすめします。
少ないデータはWordの利用がおすすめ
宛名ラベルを印刷するには、ExcelではなくWordを使う方法もあります。少ないデータを配置して印刷する場合は、Wordで「差し込み印刷」がおすすめです。 Wordの「差し込む文書」にある「宛名の選択」から宛先リストの作成や選択を行い、ラベルシートに印刷しましょう。
まとめ
Excelは、宛先リストの作成と印刷ができるソフトです。VLOOKUP関数を利用すると、Excelだけで簡単に宛名印刷ができる他に、目視で探しにくいデータの呼び出しや、データの入力漏れのチェックも可能です。データが多い場合は、Excelでの宛名印刷をおすすめします。
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