会社で勤務していると、取引先や顧客など関係者にDMや催事の案内などを郵送で送る機会があるかもしれません。
この記事では、WordとExcelを使用した宛名ラベルの作り方を、詳しい手順と共に解説します。
宛名ラベルの概要や、宛名ラベルを作るメリット、宛名ラベル作りで必要なものについても解説しますので、参考にしてください。
目次
そもそも宛名ラベルとは何か
宛名ラベルは、郵送物に貼り付けるシールで、送り先の名前や住所を含む宛名が記載されています。宛名ラベルはラベルシールの種類の1つです。ラベルシールは、商品や製品などの情報が記載されたシールです。あらかじめ情報が記載されたラベルシールを用意すれば、手書きの手間もなく情報を表記できます。ラベルシールの用途は、商品情報や商品の注意事項を示すものなどさまざまです。
宛名ラベルが持つメリットとは
宛名ラベルを利用すれば、手書きで起こりうるミスの予防に役立ちます。目視による確認を行ったとしても、手書きでは宛名情報を間違えるリスクをゼロにできません。宛名ラベルであれば、書き損じや違う情報を書いてしまうリスクを軽減できます。
また、取引先などの複数の送り先がある場合は、送り先の数が多いほど、手書きによる作業では手間が大きくなります。宛名ラベルを活用して作業の効率化を行えば、郵送物の準備に必要な負担の軽減が可能です。
宛名ラベル作りの手段とは
宛名ラベルを作る手段には、WordやExcelを使用して自分で作成する方法と、宛名ラベルを印刷してくれるインターネットサービスを利用する方法の2つがあります。宛名ラベルを作る目的や条件によって、適切な手段は異なり、2つの手段それぞれにはメリットだけでなく、デメリットもあります。以下の解説を参考に、自分に合った手段を検討してください。
小ロットでつくるなら自作がおすすめ
宛名ラベルを用意する量が小ロットの場合は、自分で作成する方法が向いています。外部に依頼する必要がないため、気軽に宛名ラベルを作れる点がメリットです。WordとExcelがインストールされたパソコンとプリンターのある環境があれば、作成できます。宛名ラベルのロット数が多い場合は、自分で作成すると手間が多くかかるため、注意が必要です。
高いクオリティを目指すなら印刷サービスがおすすめ
宛名ラベルの印刷を請け負うインターネットサービスは、宛名ラベルに高いクオリティを求める場合に便利です。会社や自宅にあるプリンターを利用するよりも、インターネットサービスの印刷の方が、高いクオリティが出せるでしょう。また、高級感のある用紙や光沢がある用紙など、豊富な用紙の種類から目的やイメージに近いものを選べます。
宛名ラベル作りで必要なものとは
宛名ラベルを自分で作る場合には、特別な機器は必要ありません。宛名ラベル作りに必要なものを、以下に記載します。
宛名ラベル作りに必要なもの
- Word
- Excel
- パソコン
- プリンター
- 宛名ラベルシール用紙
WordとExcelでできる宛名ラベル作りの手順
WordとExcelを使えば、自分で宛名ラベルを作れます。以下で宛名ラベル作りの手順を解説します。
1.Excelを使って宛名リストをつくる
WordとExcelを使う宛名ラベル作りでは、まずExcelで送り先の宛名リストの作成が必要です。
Excelデータ1行目に項目を入れる
Excelデータの1行目に、宛名リストに必須となる項目を入力します。宛名リストに必須となる項目の参考を以下に記載します。
宛名リストに必須となる項目の参考
- 宛名
- 敬称
- 会社名
- 郵便番号
- 住所
宛名リストの項目に必要情報を入力する
宛名リストのデータに記載した項目に合わせて、2列目以降に必要情報を入力します。宛名リストのデータには、用意した宛名ラベル用紙1枚に収まる数の宛名を入力してください。1枚10面の宛名ラベル用紙の場合は、10行分の会社をデータにまとめます。
必要情報の入力をすべて完了した後は、データの内容が判別しやすい名前をつけて、Excelファイル形式で保存します。名前と保存場所は任意で問題ありません。
2.Wordの差し込み印刷機能で設定を行う
Excelによる宛名リストの作成後は、Wordの差し込み印刷機能を使った設定を行います。
差し込み印刷機能を使う
使用するソフトをExcelからWordに切り替えます。Wordでまず行うのは、差し込み印刷機能による各種設定です。差し込み印刷機能の使用手順を以下に記載します。
差し込み印刷機能の使用手順
- Wordを開く
- 「差し込み文書」のタブを開く
- 「差し込み印刷の開始」をクリックする
- 「差し込み印刷のウィザード」をクリックする
差し込み印刷メニューに条件を入力する
差し込み印刷メニューで印刷用途を入力します。「文書の種類を選択」でラベルを選び、「次へ：ひな形の選択」に進んでください。
3.宛名ラベル用紙を選択する
差し込み印刷設定で用意した宛名ラベル用紙を選択し、印刷条件の入力を進めてください。
ひな形を選択する
差し込み印刷を行うには、宛名ラベル用紙の選択が必要です。「文書レイアウトの変更」を選び、「次へ：宛先の選択」に進みます。
用意した宛名ラベル用紙に該当するものを選ぶ
「ラベルの製造元」と「製品番号」の項目から、用意した宛名ラベル用紙に該当するものを探してください。宛名ラベル用紙と異なる印刷フォーマットを選択してしまうと、印刷の際にずれが生じるため、注意しましょう。
4.宛名リストを参照して各項目をラベルに配置する
Excelで作成した宛名リストデータをWordで参照し、ラベルの配置に取り掛かります。
宛先を選択する
宛名リストの読み込み作業を行います。「既存のリストを使用」を選び、「参照…」に進んでください。
宛名リストのデータを読み込む
作成した宛先リストを選択します。「次へ：ラベルの配置」に進み、「差し込みフィールドの挿入…」を選択してください。
宛名ラベルに各項目を配置する
宛名リストの1行目に入力した項目が「フィールド」の欄に表示されます。宛名ラベルに各項目を配置する手順を以下にまとめます。
宛名ラベルに各項目を配置する手順
- フィールドから項目を選択して「挿入」ボタンを押す
- 点線で表示されたラベルのレイアウト1つ目に項目を配置する
- 項目が1つ目のラベルにすべて配置できるまで、「1」の手順を繰り返す
- 「すべてのラベルの更新」を選択する
- 1つ目のラベルの配置がすべてのラベルに反映される
印刷内容をプレビューで確認する
ラベルの配置に問題がないか確認してください。「次へ：ラベルのプレビュー表示」に進むと、プレビュー画面にラベルの印刷内容が表示されます。修正する場合は「戻る」を押してください。確認して問題がなければ「次へ：差し込み印刷の完了」に進みます。
5.プリンターで宛名ラベルを印刷
「印刷」をクリックしてプリンター設定を行います。プリンター設定で紙を「手差し」に設定し、印刷を実行すれば完了です。
Wordでできる宛名ラベル作りの手順とは
Excelが無い場合は、Wordのみでも宛名ラベル作りは可能です。以下で詳しい手順を解説します。
1.Wordで宛名リストを作る
Excelで作成した宛名リストと同じデータを、Wordで作成します。詳しい手順は、以下を参考にしてください。
宛名リストの作成画面に進む
Wordの差し込み印刷機能を使います。「差し込み文書」のタブを開き、「新しいリストの入力」をクリックしてください。
宛名リストを作成する
差し込み印刷データの入力画面が表示されるため、必要情報を入力していきます。Wordを使った宛名リストの作成方法を以下に記載します。
Wordを使った宛名リストの作成方法
- 1つの宛名情報を入力する
- 「新しいエントリ」を押して新しい行を追加する
- 入力を終えたら「OK」ボタンを押す
- 名前をつけてWordファイルとして保存
2.宛名リストを作成した後の手順
宛名リストの作成以降は、「WordとExcelを使った宛名ラベル作りの手順」と同じです。Wordのみで印刷まで行えます。
まとめ
宛名ラベルは、送り先の名前や住所を含む宛名が記載された郵送物に貼り付けるシールです。
宛名ラベルを使えば、手書きで発生するミス防止につながります。また、宛名ラベルにより作業の効率化ができれば、宛名書きにかかる負担の軽減が可能です。
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