宛名書きの際、「会社名や部署名が長くて書ききれない」「書き方のルールや注意すべき点がわからない」と悩んだことはありませんか。この記事では、ビジネスシーンでの宛名書きについて、注意点やポイントをわかりやすく解説します。マナーとして知っておきたい知識をまとめているので、ぜひ役立ててください。
宛名の会社名が長いときの対処法
宛名の会社名が長いときは、適切な場所で改行することにより対処できます。
部署名で改行する
会社名が長い場合は、会社名を書いたあと部署名で改行します。ただし、会社名が一行でおさまらないほど長い場合は、2行になっても問題ありません。改行したら一文字分下げるようにしましょう。
部署名が2行になってもよい
部署名も長いときは、さらに改行することで対処できます。部署名を2行にする場合も、一文字分下げることを覚えておきましょう。宛名を書くときは、改行ごとに一文字分下げるのが基本的なルールです。
宛名を書くときの注意点
適切な部分で改行することに加えて、宛名を書くときには以下4つの注意点があります。
省略しないで書く
宛名を省略すると、「手を抜いた」「礼儀を知らない」と先方に悪い印象を与えてしまう可能性があります。会社名が長い場合も、株式会社を（株）、有限会社を（有）と省略せず、正式な名称で書きましょう。スペースが足りないときは、株式会社を小さめに書いて改行する方法もあります。
「御中」と「様」を使い分ける
会社名や部署名宛ての場合は最後に「御中」、担当者など個人名宛ての場合は最後に「様」と書きます。同じ宛先であっても、「株式会社○○ 営業第三課 御中」「株式会社○○ 営業第三課 ご担当者 様」となるため、使い分けのルールはしっかりと身につけておくことが大切です。
また、「様」の代わりに「殿」が用いられることもありますが、人によっては失礼だと感じるため避けた方がよいでしょう。
担当者がわかっている場合は担当者宛てにする
先方の担当者の名前がわかっている場合は、会社名と部署名を書いたあと、担当者の個人名を宛先にします。とくに、担当者と面識があったり、やりとりをしていたりすると、会社宛てや部署宛てに送るのは失礼にあたるため注意しましょう。
担当者の個人名がわからないときは「ご担当者様」でよい
個人名がわからない担当者宛てに送りたい場合は、宛名を「ご担当者様」にします。会社宛てにしてしまうと、担当者の手元に届くのに時間がかかるケースがあります。できるだけ具体的な部門名を書く、中に入っている書類について説明する言葉を加えることで、抜け漏れなく担当者に届きやすくなるでしょう。
会社宛ての宛名書きのポイント
ビジネスシーンにおける会社宛ての宛名書きのポイントを3つ紹介します。
基本的に縦書きで書く
日本のビジネスシーンでは、長3や角2などの縦長封筒が主流です。縦書きは、「文字がきれいに見える」「丁寧に書かれている」といった好印象にもつながるため、基本的には縦書きで書きます。ただし、横長の洋封筒を使う場合は縦書きだと不自然な仕上がりになるため、横書きで書きます。
数字はそのまま書いてよい
宛名に数字が入っている場合は、縦書きでも漢数字に直す必要はありません。たとえば、「○○ビル 十二階」「○○ビル 12階」のどちらで書いても正解です。算用数字を使って2桁以上の宛名を書くときは、「横に並べて書く」「縦に並べて書く」という2つの方法があります。こちらも厳密なルールはないため、空いているスペースとのバランスを考えて書いていきます。
住所が長い場合は区切りのよいところで改行する
地名、ビル名、マンション名など、住所が長い場合もあります。住所が長いときは、番地のあと、ビル名やマンション名の前など区切りのよいところで改行します。会社名や部署名と同様に、住所も改行したあとは一文字分下げて書いていきます。
宛名にそえる「外脇付け」とは
外脇付けとは、説明や補足のために封筒の宛名面の左下にそえる文言です。中に入っている書類の内容や取り扱いについて説明したり、誤って他の人が開封してしまうのを防いだりする役割を果たします。通常は赤で記入しますが、黒や青でも構いません。手書きではなく、スタンプを利用する方法もあります。見つけやすいように四角い枠で囲むのが一般的です。
主な外脇付けの種類と使い方
外脇付けのなかでも使用頻度の高い5つの文言について紹介します。
親展
「宛名の本人が開封してください」「他の人は開封しないでください」という意味を持ちます。個人情報や機密事項を含んだ書類を送るときに使われます。同じ意味で「親披」「直披」と書く場合もありますが、あまり目にすることはありません。
〇△在中
「〇△が中に入っているので確認をお願いします」という意味を持ちます。請求書在中、カタログ在中、見積書在中など、中に入っている書類について具体的に記載します。内容を明記することで封筒のまま保管しやすいというメリットもあります。
至急
「すぐに中身を確認して対応してください」という意味を持ちます。多用しすぎると悪い印象を与えかねないため、本当に必要なときのみ使用します。「急信」と書く場合もありますが、あまり目にすることはありません。
拝答
「中の書類について、返答をください」という意味を持ちます。あまり一般的ではありませんが、同じ意味で「待貴答」「乞返答」と書く場合もあります。
重要
「中に重要な文書が入っているので、丁寧に扱ってください」という意味を持ちます。「重要書類在中」とする場合もあります。大きな封筒を使うと折り曲げられてしまうこともあるため、そのままの状態で受け取ってほしいときは「折り曲げ厳禁」と書くとよいでしょう。
宛名書きを効率化する方法
宛名の正しい書き方を意識すると、作成や確認の作業に時間がかかります。ここからは、宛名書きを効率化する具体的な方法を紹介します。
パソコンでラベルを作成する
1つ目は、住所データからラベルを作成してプリンタで印刷する方法です。「一度に大量に送りたい」「直筆に自信がない」といった場合におすすめです。行ルールなどもあらかじめ設定できます。パソコンでラベルを作成すると基本的に横書きになりますが、縦長封筒にもそのまま貼って使えます。
宛名ラベル作成を外注する
2つ目は、宛名ラベル作成を外注する方法です。件数が多いと、パソコンでラベルを作成するのも手間がかかります。宛名ラベルを貼る、発送するなどの作業が負担に感じることもあるでしょう。自社での効率化が難しい場合は、宛名ラベルの外注も選択肢のひとつです。発送まで依頼できるサービスもあるので、人手が足りないとき、繁忙期などは上手に活用してみましょう。
宛名ラベル作成サービス「宛名.サポート」
「宛名.サポート」は、宛名書きに関するさまざまな課題を解決できるサービスです。封筒デザインから発送代行まですべてお任せのプラン、手書き代行のプランなどがあり、ニーズにあった最適なサービスを選べます。
たとえば、「Excelで住所録を作るのが面倒」という場合は、リスト化の作業をすべて依頼できます。予算にあわせてサービスをカスタマイズできるので、コスト削減を考えている方にもおすすめです。
まとめ
相手に好印象を持ってもらうためには、正しく丁寧に宛名を書くことが大切です。宛名書きの作業を効率化して、高品質に仕上げたいのであれば、外注サービスの活用がおすすめです。
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