はがきに宛名を書くときは、敬称を正しく使用する必要があります。この記事では、ビジネスシーンで押さえておきたい敬称の使い方の注意点や、敬称の間違いに気づいた際の対処方法などを解説します。はがきの宛名を正しく書くための参考として役立ててください。
目次
ビジネスシーンで役立つはがきの宛名の敬称
ビジネスシーンではがきの宛名の敬称を間違えた場合、相手に良くない印象を与える可能性があります。宛名の敬称としては「様」「殿」「御中」「各位」「行」「宛」などさまざまなものがあるため、それぞれを適切に使用しなければなりません。
宛名の敬称それぞれの使い方
はがきの宛名の敬称は、どのように使えばいいのでしょうか。ここでは、それぞれの使い方を解説します。
敬称1：「様」
「様」は、個人にはがきを送る際に使用する敬称です。ビジネスシーンだけでなく、プライベートでも使用されています。「様」を使う宛名の書き方の例をあげると、以下のとおりです。
- 株式会社◯◯ 山本一郎 様
- 株式会社◯◯ 総務課 山本 様
- 株式会社◯◯ 総務部長 山本 様
敬称2：「御中」
「御中」は、組織や団体にはがきを送る際に使用する敬称です。組織や団体に所属する個人ではなく、組織や団体全体を対象としています。担当者の個人名がわからない場合は、組織名や団体名に「御中」をつけて送付しても構いません。「御中」を使う宛名の書き方の例は、以下のとおりです。
- 株式会社〇〇 御中
- 株式会社〇〇 経理課 御中
敬称3：「殿」
「殿」は、目上の人から目下の人へはがきを送る際に使用できる敬称です。個人名や役職名の後につけて使用します。男女のどちらにも使用可能です。「御中」を使う宛名の書き方の一例をあげると、以下のとおりです。
- 株式会社◯◯ 総務部 山本一郎 殿
- 総務部 人事部長 殿
敬称4：「行」
「行」は、返信用のはがきに記載している自分の名前につける敬称です。自分が受け取った返信用のはがきに「行」と記載されている場合、二重線で消して「様」や「御中」などに書き換える必要があります。「行」を使う宛名の書き方の例を示すと、以下のとおりです。
- 株式会社◯◯ 総務部 山本一郎 行
- 株式会社◯◯ 総務部 行
敬称5：「各位」
「各位」は、複数の相手に対して敬意を表すための敬称です。「各位」を言い換えると「皆様」や「皆様方」といった意味になります。目下の相手はもちろん、目上の相手にも使える表現です。「各位」を使う宛名の書き方の例は、以下のとおりです。
- ◯◯会 関係者各位
- ◯◯委員会 委員各位
敬称6：「宛」
「宛」は、「行」と同じく返信用のはがきの宛先に使われる敬称です。ただし、「宛」を使用できるのは返信の宛先が個人の場合です。自分が受け取った返信用のはがきの宛名を書き換える際は、「様」にします。「宛」を使う宛名の書き方の例をあげると、以下のとおりです。
- 株式会社◯◯ 総務部 山本一郎 宛
- 株式会社◯◯ 総務部長 山本 宛
「御中」と「様」は転職活動・就職活動で役立つ敬称
転職活動や就職活動では、特に「御中」や「様」などをよく使用します。はがきを担当者個人に対して送る場合は「様」、企業や部署に向けて送る場合は「御中」をつけます。敬称を正しくつけていないと印象が悪くなる恐れがあるため、よく確認したうえで送付することが大切です。
返信用はがきの宛名に敬称をつけてから送る
相手から送られてきた郵便物についている返信用はがきの宛名には、敬称がついていないケースもあります。もし「宛」や「行」などがつけられている場合は、返信する前に敬称を二重線で消し、「様」や「御中」に書き換えるのがマナーです。
業務の担当者に送る場合は「ご担当者様」
業務ではがきを送る際、担当者の個人名がわからない場合も少なくありません。そのようなときは、「担当者様」や「ご担当者様」などと記載するといいでしょう。担当者個人に対して送るため、「御中」はつけられない点に注意する必要があります。敬称を間違わないよう、気をつけてください。
複数の敬称を使うのはNG
宛先につける敬称は、原則として併用できません。よって、送る相手や人数に合わせ、適切に敬称を使い分けることが大切です。ただし、「お客様」や「お得意様」などは個人を指していますが、複数の相手を対象とする敬称をつけるために「様」をとると不自然になります。この場合は「様」をとらずに「各位」をつけ、「お客様各位」や「お得意様各位」などとするのが一般的です。
宛名や敬称を間違いに気づいた時の対処方法とは
宛名や敬称を間違えた場合、送付の前後どちらであるかによって対処方法が異なります。はがきの送付前に間違いを発見したときは、最初から書き直しましょう。宛名や敬称を修正液や取り消し線で修正すると、失礼な印象になります。はがきの送付後に間違いを見つけたときは、お詫びのメールを送って謝罪してください。
「御中」と「様」の使い分け
「御中」と「様」の使い分けには、さまざまなポイントがあります。以下では、意識したいポイントを具体的に解説します。
「御中」と「様」は併用しない
宛名を書くときは、「御中」と「様」の併用はできません。相手が組織や団体の場合は「御中」、個人の場合は「様」を使用しましょう。担当者が個人だと分かっているにもかかわらず組織や団体を宛先として「御中」を使用すると失礼になるため、注意が必要です。送り先についてよく確認したうえで敬称をつける必要があります。
個人名以外の「様」をつけるケース
場合によっては、個人名以外に「様」の敬称をつけるときもあります。ここでは、具体的にどのようなケースが該当するのか解説します。
退職等の挨拶をする時
退職や新任などの挨拶を外部に向けて行う際は、「各位」や「皆様」などの敬称をつけて一斉に送る場合が多いでしょう。「各位」や「皆様」などの敬称がついていれば、同じ内容を一斉に送っても組織や団体に所属する個人に宛てていることになります。
個人名はわからないけど組織名がわかる時
個人宛にはがきを送りたいと思っても、個人名が分からないケースもあるでしょう。組織名や役職名が分かる場合は多いですが、個人名まで把握できないケースは珍しくありません。そのような状況でも、役職名に敬称をつければ問題ないです。役職が1名だと分かっているなら、役職名の後に「様」をつけてください。
メールでの「御中」の使い方
ビジネスシーンでメールを送る際も、宛名に「御中」をつけられます。ここでは、メールでの「御中」の使い方を解説します。
ccで外部にメールを送る時
ccで外部にメールを送る場合は、基本的に「御中」を使用しましょう。個人名が分かっている場合は、「様」を使用しても構いません。複数の相手の個人名を記載するなら、役職や経歴が上の人から順に書くのがマナーです。それぞれの相手の関係性を正しく把握したうえで宛先を書く必要があります。
件名に「〇〇御中」と書かない
メールの件名には、メールの内容を簡潔に記す必要があります。メールを送った相手が件名を見て、すぐにどのような用件か分かるようにすることが大切です。そのため、件名に宛先を書いてはいけません。組織名に「御中」をつけて書くのは、メールの本文の最初にしましょう。
まとめ
はがきに宛名を書くときは、敬称に注意する必要があります。「様」や「御中」の違いを理解し、それぞれを正しく使用しましょう。はがきだけでなく、メールでも敬称に気をつけることが大切です。
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