ビジネスを円滑に進める方法の1つとして、取引先に暑中見舞いを送ることをおすすめします。しかし、暑中見舞いの内容や送り方を間違えると、相手に失礼な印象を与える可能性があります。マナーに注意して暑中見舞いを送りましょう。この記事では、暑中見舞いの書き方やマナーを解説します。取引先に好感を持ってもらえる暑中見舞いの作成に役立てください。
目次
暑中見舞いとは
そもそも暑中見舞いとは、明治時代からはじまった猛暑の時期に送る挨拶状です。暑中見舞いでは、日頃からお世話になっている相手の健康を伺いつつ、自身の状況を報告します。
かつての暑中見舞いでは、相手を直接訪問して手紙や贈り物を届けていました。しかし、郵便制度の発達に伴い、しだいに暑中見舞いの風習は簡略化されています。近年の暑中見舞いは、郵送でのやり取りが一般的です。
暑中見舞いと残暑見舞いの違い
暑中見舞いと残暑見舞いは、送るタイミングが異なります。名前のとおり、暑中見舞いは「暑中」に送る挨拶状です。暑中とは、二十四節気の「小暑」から「大暑」までの期間を指します。梅雨が明けてから「夏の土用」までであれば、暑中見舞いを送りましょう。
夏の土用を過ぎたら残暑見舞いを送ります。残暑見舞いは、一般的には8月の終わりまでに出します。なお、暑中見舞いと残暑見舞いを両方出す必要はありません。いずれの挨拶状も相手を気遣い自社の状況を報告するものであるため、頻繁に送ると不自然になります。
取引先への暑中見舞いははがきで送る
取引先とのやり取りにはメールが多く使われますが、暑中見舞いに関してははがきで送りましょう。暑中見舞いをメールで送ると、受け取る相手によっては失礼な印象を与えるためです。
親や友達のようなカジュアルな間柄であれば、暑中見舞いをメールで送っても構わないと考えられます。しかし、ビジネスマナーの観点では、業務内容に関係のない内容をメールで送るべきではありません。メールで暑中見舞いなどの挨拶を送っても、業務連絡の中に埋もれてしまいます。また、暑中見舞いのメールを受け取った相手に返信の負担を強いてしまいます。
取引先に暑中見舞いを送る理由
取引先に暑中見舞いを送る理由の1つが、取引先との信頼関係の構築です。暑中見舞いを出すと、相手の状況を気に掛ける気持ちや、日頃の感謝を伝えられます。
また、取引先に自身や企業を印象づけるためにも、暑中見舞いを送ることをおすすめします。メールやSNSなど、近年は手軽に連絡を取れる通信手段が増えました。しかし、あえてはがきで暑中見舞いを送ると、取引先に好印象を持ってもらえる可能性があります。多くのライバルと差別化を図るためにも、暑中見舞いを送りましょう。
暑中見舞いの宛名の書き方
暑中見舞いの宛名を書くときのポイントを、以下にまとめました。
- 住所は省略せず、都道府県から書く
- 縦書きなら数字は漢数字、横書きならアラビア数字を使う
- 正しい敬称を使う
- 自分の住所や名前は相手のものより小さく書く
- ミスや書き損じがあれば新しいはがきで作成し直す
都道府県を省いても暑中見舞いは高い確率で相手に届きます。ただし、マナーとして都道府県を省略せずに書きましょう。
敬称は、個人宛なら「様」を、会社や部署宛なら「御中」を使います。お世話になった恩師や医者、士業を営む人などに暑中見舞いを出す際は、敬称として「先生」を選びます。連名で暑中見舞いを出す際は、それぞれの名前に対して「様」を付けてください。
宛名については、以降でも注意点を解説します。
暑中見舞いの通信面の書き方
以下では、暑中見舞いの通信面の書き方を解説します。暑中見舞いの通信面には、挨拶・安否確認や近況報告・結びの挨拶・日付を記載します。取引先に好印象を持ってもらえるように、マナーを守った書き方を確認しましょう。
挨拶の文を含める
まずは挨拶状に合った内容から書き始めます。例えば、暑中見舞いなら「暑中お見舞い申し上げます」などが適切です。残暑見舞いとして挨拶する場合は、「残暑お見舞い申し上げます」などと書きましょう。
続いて、時候の挨拶を書きます。時候の挨拶とは、季節を表す表現です。暑中見舞いの時候の挨拶なら、「厳しい暑さが続いておりますが」「寝苦しい夜が続いておりますが」「蝉の声がしだいに活発になってきました」などがあげられます。
安否を伺ったり近況報告する内容を含める
暑中見舞いでは、時候の挨拶と並べて暑い時期を過ごす相手を気遣う言葉を入れます。そのあとに、自身または企業の状況を報告しましょう。例えば、「炎暑酷暑のみぎり、皆さまご健勝とご自愛をお祈り申し上げます」「私どもも暑さに負けず日々精進しております」のように書きます。
また、夏期休暇の日程などの報告や、お中元や取引などに関するお礼を伝えたい場合は、近況報告の部分で伝えても構いません。
結びの挨拶を含める
暑中見舞いの結びの挨拶には、相手の健康を気遣い無事を祈る一言を添えます。文例としては、「夏バテなどなさいませんよう、くれぐれもご自愛ください」「これからも暑さは続くと思われますので、皆様のご健康を心よりお祈りいたします」などがあげられます。
日付を入れる
日付は、「令和○年 8月」や「令和○年 盛夏」などと記載します。一般的に、暑中見舞いには詳細な日付は不要です。
なお、盛夏とは時候を示す言葉です。残暑見舞いの場合は、盛夏に変わって「立秋」「晩夏」「葉月」などの言葉を使います。
暑中見舞いを送る際の注意点
暑中見舞いは、取引先との信頼関係を構築する大切な挨拶状です。失礼がないように丁寧に書き、修正すべき点がないかしっかり確認しましょう。以下では、暑中見舞いを送る際の注意点を解説します。
宛名は丁寧に書く
宛名は手紙の第一印象を左右します。本文の内容が良くても、宛名が雑に書かれていると印象を損ねてしまいます。読みやすいように、楷書を意識して丁寧に書いてください。
住所を書くときは、一行目を郵便番号の右端にあたる数字の位置に合わせます。都道府県を省略しない点は上述しましたが、取引先が入居するビル名・階数・企業名、個人の部署名・役職名なども省略せずに、正式名称で書くことが大切です。
頭語・結語は要らない
頭語と結語は、手紙を書くときに挨拶代わりになる言葉です。一般的な手紙では、相手への敬意を示すため、頭語と結語が使われます。
ただし、暑中見舞いでは「暑中お見舞い申し上げます」が挨拶となるため、「拝啓」などの頭語や「敬具」などの結語は必要ありません。
なお、暑中の挨拶は、他の文章よりも大きめに書くと見栄えが良くなります。
内容を十分チェックする
書き上げた暑中見舞いを見返し、違和感がないか確認しましょう。確認するポイントは以下のとおりです。
- 尊敬語と謙譲語を混ぜていないか
- 二重敬語はないか
- 誤字脱字がないか
- 暑中見舞いの冒頭の挨拶に、句読点を付けていないか
暑中見舞いの本文には句読点を使って構いませんが、冒頭の「暑中お見舞い申し上げます」に関しては、マナーとして句点を省きます。また、全体的に句読点を少なめにすると、見栄え良く仕上がります。
修正すべき点が見つかったら、新しいはがきに書き直した方がスマートです。二重線での訂正や修正液は、避けた方が無難です。
まとめ
暑中見舞いを送ると、取引先との関係を築き、自身や企業を印象づけられます。ビジネスにおける暑中見舞いは、丁寧に作成することが大切です。宛名に印刷ズレがあったり、手書きの文字が汚かったりすると、見栄えを損なって悪目立ちしてしまいます。
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