ダイレクトメールというのは、直接見込顧客にアプローチできる有効なマーケティング手法の一つですが、そのダイレクトメールを送るためには見込顧客のデータベースをしっかり管理することが重要です。その点に手を抜くとせっかくの効果が下がってしまいます。
見込顧客リストを管理する場合に、単にあいうえお順等で管理していてもあまり効果は期待できません。しっかりセグメンテーションすることが大事です。セグメンテーションとは、見込顧客を有望な層とそうでない層に分けたり、地域別特性が重要なサービス等であれば地域で分けたり、年齢層によって反応が違うサービス等であれば年齢別にグループ分けすることです。また、反応を見るためにいくつかのテストグループに分けることもセグメンテーションといいます。
これに対しソーティング(Sorting)は、出来上がったダイレクトメールを、一定のルールで区分けすることを指します。発送タイミングに意味を持たせる場合はその単位で、もしくは発送しやすいように郵便番号単位で区分けすることがソーティングです。ダイレクトメールの効果を最大限に発揮させるためには、セグメンテーションやソーティングといった区分けする管理行為が大切になるのです。